איך למצוא שירותי משרד לשחרר ולהישאר בחיים?

שירותי משרד

איך למצוא שירותי משרד לשחרר ולהישאר בחיים?

שירותי משרד

הפוסט מתייחס למציאת ספק שירותי משרד, אך אפשר להיעזר בטיפים לאיתור ולעבודה עם ספקים בתחומים נוספים.
לפני שנתחיל, הבלוג הזה הוא תחביב בלבד ואני שכירה, יענו, המטרה של הפוסט היא שתמצאו את האדם שמתאים לכם ותפרחו איתו.😊

זיהוי צורך 
הגדרה – מה אני צריך?
איתור ספק
הסכם
התחלת עבודה משותפת

זיהוי הצורך
קודם כל נפלא וקבלו ח"ח! כשהעסק שלכם גדל ואתם מוצאים את עצמכם משקיעים זמן רב באדמיניסטרציה ובתפעול על חשבון הפעילות העסקית שלכם, גיוס לקוחות חדשים, שימור לקוחות קיימים, פיתוח העסק והגדלת הכנסות, הגיע הרגע לשחרר ולמצוא ספק שיטפל באדמיניסטרציה ובתפעול, ויאפשר לכם להתמקד בליבה העסקית.

אבל זה לא כל כך פשוט להפקיד את התפעול של העסק שלך בידיים זרות ואפילו יכול להיות קצת מפחיד. כי איך יודעים על מי ניתן לסמוך? ואיך לבחור אדם מבחוץ שיעזור לעסק שלך?

הגדרה – מה אני צריך?
ברור לכם שאתם צריכים עזרה, אבל לא תמיד אתם יודעים מה להעביר ואפילו במה אתם צריכים עזרה. בגבייה? בתיאום פגישות? אולי בשחרור סחורה מן המכס? חשוב מאוד להכין רשימה של כל הנושאים והמשימות שתרצו לשחרר. כדי שתתפנו לפתח את העסק שלכם.
*בעמוד "אדמינסיטרציה" תמצאו סרטון עם תחומי אדמיניסטרציה ותפעול עיקריים מהם תוכלו להבין איזו עזרה אתם צריכים. 
*תכינו רשימה של פעילויות הליבה העסקית והאדמיניסטרטיביות שתרצו להעביר לנותן השירות. ככלל, עדיף שדברים יהיו כתובים במסמך מסודר ולא רק בראש שלכם. 
*כמה שעות אתה צריכים? ייתכן שלא תדעו וזה בסדר, נותן השירות יכול לסייע לכם בהערכת השעות. קחו בחשבון, שלעתים תבינו את כמות השעות רק לאחר עבודה משותפת.
*תחליטו על תקציב ותתעדפו את התחומים/משימות של הספק בהתאם.
*מהן הציפיות שלכם מנותן השירות? מה חשוב לכם מבחינת ידע, ניסיון, יכולות, כישורים, תכונות. מה חייב להיות ועל מה אפשר להתגמש? אולי תוכלו לוותר על אקסל ברמה גבוהה אבל לא על אנגלית ברמת שפת אם.   

איתור ספק:
*
תבקשו פגישה, חשוב מאוד פנים מול פנים.
*תבקשו הסבר ברור, תכל'ס איך זה עובד. תבקשו דוגמאות של משימות מהותיות בעסק שלכם. למשל – תבקשו הסבר איך נותן השירות מכין חומרים לרואה החשבון שלך. דרך ההסבר תלמדו על הידע, הניסיון והסדר של נותן השירות. כאשר יש הרבה חומרים חודשיים להנהלת חשבונות והספק זורק הכל לשקית/תיקייה אחת בלי סדר והגיון. זה לא זה.
*תבדקו עם ממליצים את רמת המקצועיות, השירותיות והזמינות, במיוחד בכל הקשור לעזרה שאתם צריכים. למשל, איך נותן השירות מתפקד בתקופות לחוצות? האם הוא מגלה יוזמה ומציע הצעות לשיפור? תשאלו גם מה פחות טוב ואיך הוא מתמודד. אף אחד לא מושלם וזה בסדר גמור.
*תבקשו מן הספק הצעת מחיר והסכם ותעבירו לעו"ד. בפסקה הבאה תמצאו סעיפים חשובים להסכם. משום שאיני עו"ד, סעיפים אלה הנם בגדר המלצה בלבד ולא ייעוץ משפטי.
*תשווו באמצעות קובץ אקסל בין ספקים שונים בהתאם להצעת המחיר, ההתרשמות והממליצים. 

הסכם, כן יש דבר כזה והוא חשוב ומסדיר את מסגרת העבודה המשותפת:
*אני ממליצה לפנות לייעוץ משפטי להכנת הסכם עבודה עם הספק. 
*תסכמו עם הספק מראש על תנאים בסיסיים: תוודאו ותציינו בהסכם שלספק יש את היכולות, הכישורים והידע המקצועי, תקופת ההסכם, מהות השירותים מה כן ומה לא (רצוי לעדכן את ההסכם במקרה של שינויים), ימי ושעות עבודה, לרבות כאלה החורגים מן המקובל והתשלום בגינם, תשלום עבור נסיעות ועבודה במשרדי הלקוח ואו מקום אחר (עם התייחסות לתנאי מזג אוויר קיצוני ואירועים חריגים אחרים), אמצעי העבודה והתקשורת, תנאי תשלום לרבות החזר הוצאות ספק אם ישנן בהקשר העבודה המשותפת, נאמנות סודיות וקניין רוחני, סיום ההסכם העברת המידע וחפיפה, היעדר יחסי מעסיק עובד, בית משפט במקרה של בעיה משפטית, מה עוד חשוב לכם?
*מה קורה במצבים שונים, למשל, זמן המתנה לנציג שירות, האם נותן השירות ישאיר הודעה או ימתין על הקו? האם הוא יעדכן אתכם כדי שתחליטו מה לעשות? תחשבו על מצבים נוספים שיכולים להתרחש. 
*תבקשו מן הספק לנהל קובץ משימות/זמן עבודה, עדיף און ליין ותחליטו על רמת הפירוט שאתם רוצים. תוכנת airtable יכולה להתאים. 
*נכון שאי אפשר לחשוב על כל מצב נתון, אך הסכם מסגרת רחב יהווה הבסיס להתחלת עבודה משותפת ברורה ובמקרה של אי הסכמות. 

בשעה טובה מתחילים לעבוד ביחד:
תכינו מסמך הכשרה וחפיפה שמציג את העסק שלכם ובמיוחד את הנושאים/משימות שהספק יטפל בהם. תפרטו כל דבר שצריך לדעת.

*אחרי שבחרתם נותן שירות, תיפגשו איתו פיזית להכשרה ותתחילו עם שתים שלוש משימות קטנות.
*תשלחו בדוא"ל הסבר ברור ומפורט לכל משימה. ותבצע מעקב – ביצוע ודיווח על ידי נותן השירות, פידבקים שלכם ושיפור בהתאם לצורך.
*תבדקו האם רמת ואופן פירוט שעות עבודה/משימות ברור ומספק אתכם ותיתנו פידבק לספק. 
*תהיו זמינים עבור נותן השירות ותענו על השאלות שלו בהקדם, גם אם אתם עכשיו באטרף של החיים, אחרת זה לא יעבוד.
*לאחר כשבועיים – שלושה פחות או יותר תדעו אם זה עובד או לא. ואם זה לא עובד, תסיקו מסקנות ותיישמו אותן.
*פתיחות מחשבתית – במערכת היחסים הזו יש שניים. אתם שרגילים לעשות דברים בדרך שלכם ולעתים מתקשים לשחרר ונותן השירות שתפקידו לסייע לכם ולעתים עושה דברים בדרך אחרת (כי זה המקצוע שלו). ועוד משהו חשוב – תבינו שדברים לוקחים זמן במיוחד בחודשים הראשונים של העבודה המשותפת. "ה-5 דקות" מתגלות פעמים רבות כחצי שעה של עבודה. 
*סבלנות – חיבור וכימיה נבנים לאורך זמן. כך גם השחרור. וכשזה קורה, העסק שלכם צומח!   

 עלו והצליחו!

 👁‍🗨 מזכירה שהפוסטים בלשון זכר מטעמי נוחות ופונים לכל המינים, והאמור בפוסט הנו הצעה בלבד ואינו תחליף לייעוץ משפטי. 

כתיבת תגובה