תפריט
טיפ שחוסך זמן ומייעל את העבודה. הרבה פעמים כשאתם מסכמים בכתב יד פגישות עבודה, הסיכום עמוס, לפעמים מבולגן, כתב היד לא ברור וקשה להוציא מהסיכום את המשימות שלכם. לפני שאענה על אז מה עושים? לפעמים יותר נוח לסכם בכת ביד מאשר במחשב שתמיד עדיף.
כשאתם מסכמים בפגישת עבודה את המשימות, הוסיפו מכל צד של המשימה 2 כוכביות או כל סימן אחר שמתחשק לכם, וצבעו עם מרקר. למשל: **להתקשר מתכנת לבדוק מצב שלב א**. גם אם הכתב חרטומים ומבולגן, הסימנים והצבע יסייעו לכם לאתר את המשימות במהירות.
ומה אם יש כמה אנשים שצריכים לבצע משימות? תצבעי את המשימות של כל אדם בצבע/סימן אחרים. אחרי הפגישה כשתעברי על הסיכום, יהיה לך מאוד קל ומהיר לאתר את כל המשימות ולהתחיל לטפל בהן. אפשר להשתמש בטיפ גם כשעובדים עם מחשב נייד/טאבלט, אם כי פחות נוח בגלל הצורך במהירות.
כלי שהופך את החיים והעבודה להרבה יותר קלים ויעילים הוא גאנט (לוח) משימות קבועות. יש משימות קבועות שחוזרות על עצמן בכל שנה. לפעמים כל יום, כל שבוע, כל חודש או כמה פעמים בשנה. את המשימות תעדכנו ביומן ברמת השעה המתאימה והנחוצה לביצוע.
איך משתלטים על כל כך הרבה משימות, עומדים בלוח הזמנים ומתקתקים אותן? תבנו לוח משימות ברמה יומית, שבועית, חודשית ושנתית. לוח שבונים פעם אחת ורצים איתו שנים.
תעדכני בלוח משימות חדשות שנוספו עם הזמן, ופעם בשנה, בתחילת חודש דצמבר תעבירו את המשימות ליומן שלך. אפשר להכין את הרשימה באקסל, בקובץ word או באפליקציה. את קובץ האקסל ולעתים גם אפליקציות ניתן להעביר ליומן (לחלק מן היומנים).
*תכתבי את המשימה באופן ברור, לא בחצאי משפטים או ברמזים.
*תסתכלי על כל המשימות בראיה מערכתית, תביני אילו משימות מצריכות יותר זמן הכנה ותתזכרי את עצמך בהתאם.
*ביצעת משימה שחוזרת על עצמה כמה פעמים בשנה או רק פעם בשנה? עכשיו תעתיקי או תתזמני שוב את המשימה למועד הבא שלה ביומן. תשקיעי עוד כמה שניות שיעשו לכם סדר ויזכירו לך את המשימה במועד הבא.
*חשוב להכניס לגאנט גם משימות טריוויאליות שכאילו אין טעם לרשום, כדי לא לשכוח ושהן יהיו מול העיניים שלכם.
*ו"משימות" שעושות לך כיף, תחביבים, זמן לבילוי אחר הצהריים.
הכי חשוב להתמיד. בפעם הראשונה שבונים את גאנט המשימות זה לוקח זמן, גורם לך לחשוב באופן מעמיק. לפעמים לשנות דברים. זה בסדר גמור ואף רצוי. בשנה הבאה יהיה לך הרבה יותר קל. המשימות יהיו ביומן, ובתחילת חודש דצמבר רק תצטרכי לעבור על הרשימה ולוודא שכל המשימות כבר ביומן של השנה הבאה.
הארה חשובה 
הניסוח בלשון נקבה מטעמי נוחות בלבד.
