עבודה יעילה

הפוסט האחרון של שווה להציץ או take a look או שופו, פורסם באוקטובר 2022 וחשתי צורך עז להניח בצד את האדמיניסטרציה, התפעול וניהול המשרד למשהו אחר אבל שמתחבר לתחומים אלה.

הפוסט הזה מיועד למי שכן רוצה שולחן מסודר מתוקתק ומפנק. פינת עבודה כיפית, המקדש הפרטי שלך שעושה לך כיף. אפשר לעצב בעלות נמוכה פינת עבודה שכיף, מפרה ומרענן לעבוד בה. תיכנסי לפוסט ותתחילי לסדר.

מה דעתך על דרך לניהול משימות באמצעות פוסט איט? פתקים כפי שנועה כותבת "הם חברים טובים, ותיקים ותמיד כדאי שיהיו לידך כמה כאלה, בכמה צבעים אם אפשר". דרך מעניינת ואחרת לניהול משימות.

אחד הדברים שמאפיינים אותנו הישראלים זה החפ-לפ. לעשות דברים מהר, לעבור אל הדבר הבא ויאללה הייתי כאן. במקרים מסויימים אני לגמרי בעד, אבל לפעמים צריך לעצור, לחשוב ולבנות תשתיות הכוללות סדר ארגון ותהליכי עבודה.

מדי פעם אני מציצה בבלוג של אפרת אייל. כשקראתי את הפוסט על "מינימליזם דיגיטלי בתיבת המייל שלנו", לקחתי על עצמי משימה – לתמצת למינימל פוסט מעולה. אפרת הסכימה.

המאמר המעולה של שיר מתייחס לתכנית פעולה בהקשר של יצירת תכנים לקידום אתר האינטרנט שלכם בגוגל, אך נכון לכל פרויקט ופעולה. למאמר נלווה גם סרטון מאוד ברור למי שאוהבים להקשיב ולצפות.

אנחנו פותחים את המחשב, מסתכלים על הדסקטופ, מחייכים לתמונת החמוס בבגדי חורף. אצל חלק מאיתנו הדסקטופ חתיך ומדוגם ואצל חלק עמוס בתיקיות ובמסמכים וקשה להבין מי ומה. למעט יחידי סגולה שהבלאגן הוא סדר עבורם.

כלים דיגיטליים שהופכים את העבודה שלנו ליותר קלה ומהירה, כגון: צילום מסך בשוט אחד, תיאומי ישיבות ב-3 אזורים זמן שונים בלי להשתגע, מנוע לחיפוש אפליקציות כשעולה לנו רעיון ומאפשר לבדוק האם הוא קיים ועוד.

איך אני מנהלת תכל'ס את המשימות שלי בעבודה? ראיה מערכתית, הבנת הליבה עסקית (ככל האפשר), התייעצות, תיעדוף, יד על הדופק, הבנה שבלת"מים הם חלק מן הסיפור ועוד טיפים.

הפוסט הזה הוא הבן של פוסט קובץ ספקים שעובד עבורך. בעבודה וגם בחיים הפרטיים, יש מידע חשוב שחוזר על עצמו. לעתים המידע משמש אותנו כל יום ולעתים פעמים ספורות בכל שנה. יש לנו נטיה לפזר ולהתפזר.

הכותרת היא כדי לתפוס את תשומת הלב ועכשיו לעיקר – גישה חיובית בעבודה ובחיים בכלל. תדמיינו 2 מצבים בהם אתם מתחילים את יום העבודה. תדמיינו 2 מצבים בהם אתם מתחילים את יום העבודה.

בעבר כתבתי כאן על השעות בהן אני ערה ובועטת. הפוסט של ליאור ארמה, הדרייברית, הוא בול פגיעה. איך ססמוגרף חלוקת האנרגיה יעזור לך להספיק יותר.

אני עובדת עם אופיס 365 ולאחרונה הבנתי שהשימוש שלי בסיסי ואם אדע יותר, אחסוך זמן ואהיה יותר יעילה. אז חפרתי באינטרנט והתוצאות בפוסט. למשל, איך להוסיף חגים באופן אוטומאטי?

רובנו עובדים עם ספקים, בטח העוסקים באדמיניסטרציה ותפעול. בעבודה הראשונה חיפשתי פרטים של ספקים קבועים עמם עובדים. רצתי לקלסרים והבייסיק היכה בי: אני חייבת רשימת ספקים באקסל שעובדת עבורי.

אתם לא באמת מתבקשים לבלוע צפרדע חיה עם הקווה קווה. אחת ההברקות של מארק טויין: "תאכל צפרדע חיה דבר ראשון בבוקר.."

פתאום קמה מיס פיקס אקשן והחליטה להכניס עוד אקשן לחייה, ללמוד להשתמש בתוכנת Trello וגררה אחריה בחור תמים – אסף הרשקוביץ – המייסד והאור של הפוסט על TRELLO ו-GTD.

מעקב פרויקטים אנכי או בקיצור, עמוד דום! לעתים בגלל המון פרויקטים ותתי משימות קשה לנו לראות ראיה מערכתית של כל הפרויקטים, לתעדף אותם ולבצע מעקב מערכתי אחרי התקדמותם. כלי סופר דופר יעיל.

הפעם פוסט על 3 כלים מעולים שמאוד עוזרים לי כשאני כותבת מיילים ובעיקר מסמכים ארוכים באנגלית. ודרך יעילה לתזכורות. אנחנו מחוברים לוואטסאפ 24/7 מינוס שינה ומקלחת, לכן טבעי שנשתמש באפליקציה לתזכורות.

המילה כישלון OUT! פוסט שמוקדש ל-ד' בתודה ובאהבה. צריך "כישרון" כדי ליישם את שתי המילים: כישלון OUT! ד' אמרה לי לפני מספר חודשים להוציא את המילה "כישלון" מן הלקסיקון שלי. תוך שניות הסכמתי.

סדרת פוסטים על ניהול זמן ויומן ותיאומי פגישת. עוד טיפים מעשיים לניהול קל יותר של יומן. לדוגמה, תיאום פגישות מרובות משתתפים: הכינו טבלה בכתב יד – בחלק הימני כתבו את שמות המשתתפים ובשמאלי האם המועדים מתאימים.

מה כבר יש לדעת? אז זהו, שיש מה לדעת כי מדובר בגזלני זמן רציניים וכשמדובר ביומנים מורכבים עם המון פגישות, משתתפים ותזוזות, צריך להפעיל את "השרירים" במוח כי לפעמים קלנדלי ודומיו לא עוזרים.

את ההשראה לפוסט קיבלתי מחברה בקבוצת "וונדרומן" בפייסבוק, ששאלה מה הופך עובד טוב לעובד "וואו"? אמנם היא התייחסה בשאלתה למנהל/ת משרד עוזר/ת אישי/ת, אבל תוכלו לקבל מתשובתי רעיונות והשראה לעבודה שלכם.

שו? כן כן, "רשימות שוס". יש לי מין תכונה כזו לתעד… יש שיאמרו לאגור אני בחרתי במילה לתעד רעיונות, מחשבות, השראות, ספקים, ידע בתחומים שונים, תוכנות, המלצות ועוד. יום יבוא ואשתמש במידע כדי להיות שוס בעבודה.

עקביות, הכלי הנפלא הזה חינמי לגמרי ומסייע לכם להיות יותר מקצועיים בעבודה ואמינים. לעבוד עם יומן אחד או עם כמה? וששש…
עם 5 סיסמאות אני מסתדרת בזיכרון, עשרות סיסמאות, גדול עלי!

פוסט שמוקדש כל כולו למשימות: פגישות ומשימות מה ואיך עושים, ניהול משימות בלוח מחיק, כן זה עובד ועוד דרך לניהול, והיהלום שבכותרת – גאנט משימות קבועות. כמו טיפים רבים ואחרים, הטיפים מתאימים לכולם.ן.

אמנם הם הולכים ומצטצמים וטוב שכך אבל המסמכים הפיזיים עדיין כאן. אז למה איך ומה עושים איתם? סדר, ארגון, יעילות, תכנון וביצוע משימות, לוודא שהכל בטיפול, אנרגיה טובה (במקום משהו שיושב בראש – "מה אני מפספס שם?").

בפוסט 3 טיפים לעבודה קלה ויעילה למנהלות משרד: תחקיר אירוע, לזכור מה יש במחברות הלימוד שלנו ועבודה עם חברה על ארבע. אמנם הפוסט מכוון למנהלת משרד אך הוא מתאים לכולם.ן.