תפריט
השאלה איך לעבור מג'ימייל לאאוטלוק עלתה באחת מקבוצות הוואצאפ בהן אני חברה (מנהלות משרד). תפקיד ניהול משרד כיום רוחבי, מערכתי ועם המון השפעה תפעולית על החברה. מנהלת משרד צריכה הרבה כישורים, יכולות וניסיון, אחד מהם הוא ניהול פרויקטים. כמי שחובבת אתגרים וטכנולוגיה, בשניה שהתפניתי אצתי רצתי לחשוב על זה ויצא פוסט. מהר מאוד הגעתי לחשיבה האהובה עלי – חשיבת על. להסתכל ולחשוב על דברים מלמעלה ולרדת לרזולוציות נמוכות. במילים אחרות, לקחת נושא ולפרק אותו לראשי פרקים, להמשיך לפרק לתתי נושאים, לפרק לנושא את הצורה. זה הנושא של הפוסט – דוגמה לחשיבת על/תכנון פרויקט בעבודה שלך כמנהלת משרד.
לפני שנתעמק חשוב שתקראי את הלינקים על ניהול פרויקט: לינק עם מידע תמציתי ולינק עם יותר מידע. למי שרוצה להתעמק, אני ממליצה על הקורס החינמי של גוגל לניהול פרויקטים.
*ייזום הפרויקט
*תכנון
*ביצוע
*בקרה
*הטמעה
*סגירה
בפוסט תמצאי דוגמאות, רעיונות, טיפים, מחשבות ועוד לביצוע מעבר מתוכנת ג'ימייל לאאוטלוק. הם בסיס בלבד לתכנון וביצוע הפרויקט, שמצריכים עוד מחשבה ועשיה.
בניהול פרויקטים ובכלל בחיים יש את שלב ה-Go No Go? האם לקנות עוד מעיל מהממם עם המון מממ שאלבש במקרה הטוב פעם אחת השנה (לא מזכירה עוד 3 מעילים דומים בארון) כי כמה פעמים אסע לחרמון לבנות איש שלג? אולי בכלל אקנה את המעיל לאיש השלג… בקיצור – למה? צריך? למה צריך? הדוגמה להמחשה בלבד כמו שאומרים. 
בעבודה לרב הפרויקטים יהיו יותר מורכבים.
השלב הראשון – למה לעבור משימוש בג'ימייל לשימוש באאוטלוק של מיקרוסופט? לפני שמחליטים עושים עבודת הכנה מעמיקה. יתרונות, חסרונות, עלויות, סיכונים, היתכנות, סיכויים. האם בכלל כדאי לעבור ולמה? בשלב הזה יקחו חלק אנשי מקצוע שחולמים, מתעוררים, מיישמים מיקרוסופט עם דגש על בחיר ליבם אאוטלוק, ובכלל מיקרוסופט עושה להם את זה בענק.
כאמור השלב הראשון – האם ולמה עוברים
השלב השני – מיפוי מצב קיים
השלב השלישי – מיפוי מצב עתידי (הלמה עוברים- חידושים, יעילות, פשטות… )
השלב הרביעי – תכנון פרטני של המעבר לרבות יח"צ ותקשורת
השלב החמישי – המעבר
השלב השישי – שיפור, תחקיר אירוע, מסקנות ויישומן
בפרויקט שלך יכולים להיות פחות או יותר שלבים.
תיצרי תמונת מסך של הקיים באמצעות מיפוי (רזולוציות נמוכות) של צרכים, תהליכי עבודה וכלים. כגון: מהן הפונקציות בהן העובדים משתמשים בגוגל? תתחילי עם עצמך. במה את משתמשת ותשאלי את העובדים במה הם משתמשים. אני ממליצה לשלוח להם דוא"ל קצר עם דד ליין למענה. אם החברה גדולה, אפשר להקים צוות היגוי שיורכב מנציגי המחלקות. בכל מקרה חשוב שיהיו נציגים מתחומים ומחלקות שונים, האחריות של כל נציג היא לוודא עם אנשי המחלקה שלו את הצרכים והפתרונות המותאמים. תתני לאנשים זמן ותבדקי מספר פעמים. לעתים דברים צפים בשלבים מאוחרים יותר.
צרכים אפשריים: דוא"ל – חתימה דיגיטלית, שרשור (גם אאטלוק מאפשר הצגת שרשור), תיקיות לדוא"לים, כניסת דוא"לים באופן אוטומאטי לתיקיות, קבוצות תפוצה פנים חברה וחוץ חברה, שימוש גם בטלפון הנייד.
תמפי את כל הכלים בהם העובדים משתמשים כגון: יומן (הרשאות צפיה ואו עריכה, מי צריך ומה ולמי), משימות, תזכורות, אנשי קשר, הערות Google keep, תהליכים אוטומאטיים קיימים, הודעות אוטומאטיות, תוכנות חיצוניות שמתממשקות ועוד. תמפי כל כלי לרזולוציות הנמוכות ביותר. ותחזרי שוב לעובדים – האם יש להם עוד צרכים. ציינתי כאן דוגמאות בלבד.
החברה החליטה לעבור מג'ימייל לאאוטלוק כי: בשלב הזה נעדכן את מה שתוכנת אאוטלוק מסוגלת לספק בניגוד לג'ימייל. כלומר, בנוסף לקיים, מה יהיה חדש, שמיש ויעיל ויסייע לנו בעבודה ויגרום לעובדים לומר וואו, לפחות לחלקם.
בשלב הזה נתכנן באופן פרטני את המעבר מג'ימייל יאללה ביי לאאוטלוק היי ושלום ונוסיף גם יחסי ציבור ותקשורת. בין היתר נתכנן את מועד המעבר (ביום או בלילה ושעות), כמה זמן יימשך הפרויקט (כולל תוספת זמן לעיכובים ובעיות) תקציב, התחברות למיקרוסופט, קניית דומיין ויוזרים, הקמת היוזרים, איך מעבירים את כל המידע מג'ימייל לאאוטלוק, תהליכי עבודה, אוטומאציות, תוכנות שמתממשקות, גיבוי וארכיון, הזדמנות לסדר וארגון בתיבות הדוא"ל של העובדים, הכל כולל הכל. תנסי להבין ככל האפשר את התהליך הטכני והבעיות הצפויות.
תתכנני בפירוט רב את ההעברה של כל מה שצריך עד לרזולוציות הכי נמוכות. מי מעביר? כמה אנשי מקצוע יקחו חלק ומהי המומחיות והתפקיד של כל אחד מהם? תכנון הטסטים, תחילה את ואנשי המקצוע, לאחר מכן הכנסת מספר מצומצם של עובדים (עם צרכים והיקפים שונים) לטסטים ותמיכה צמודה. תכיני רשימה של סיכונים, תקלות ובעיות אפשריות. כאן חשוב מאוד לתקשר אותן להנהלה שרוצה מעבר מהיר וחלק. כמוך, אבל פרויקט מסוג זה יכול לעתים להיות בלתי צפוי. תתקשרי זאת גם לעובדים. תעדכני מעת לעת את ההנהלה על התקדמות הפרויקט וככל שזמן הביצוע מתקרב, תעלי את קצב העדכונים. ההנהלה חייבת להיות מעורבת ולקחת חלק בפרויקט.
תכיני מסמך קצר לעובדים שמסביר את תהליך המעבר: מתי עוברים? כמה זמן זה יקח? מה צפוי בזמן המעבר – למשל פעילות כיפית, פניה לתמיכה, את השינויים הצפויים ואת העבודה עם אאוטלוק (מה מחליף את מה ואיך?). תעשי יחסי ציבור למעבר – לא כולם ירצו לעבור אבל זו החלטת החברה – למה כדאי לעבור וככל שהמסמך יהיה ברור וישים, כך יהיה לעובדים יותר קל לעבור. את המקרים הקשים תעבירי להנהלה בתיאום מראש. המסמך יסייע לך לתקשר את המעבר לעובדים. לחברה יש לקוחות וספקים שגם אותם יש לעדכן בדוא"ל מקדים (ניסוח כדוגמת שדרוג מערכות, מועד, במקרים דחופים לפנות ל… ) וביום המעבר הודעה בדוא"ל. תכנון נוסף מתייחס לסיום השימוש בג'ימייל.
ביום הזה לא תנשמי יותר מדי.. אבל תתעודדי, בסוף זה יקרה ותנשמי. אנשי המקצוע ייכנסו לפעולה ויעברו על המחשבים והטלפונים הניידים של כל העובדים יתקינו את האאוטלוק, יעבירו את כל מה שצריך ויבצעו בדיקות תקינות. השליטה שלך בנעשה, העבודה לפי התכנון ולוחות הזמנים, עדכון ההנהלה והעובדים על התקדמות המעבר ומצב הפרויקט וגם על תקלות, לא עלינו, חשובים מאוד. השליטה, הרוגע שלך, התמודדות עם תקלות הם חלק מהתדמית וההצלחה המקצועית שלך.
שלב המעבר עשוי להמשך מספר ימים, שבמהלכם אנשי המקצוע יהיו בחברה ויתחלקו לצוות ההטמעה ולצוות התמיכה. מניסיון אישי, נוכחות פיזית (ולא ביצוע מרחוק) חשובה מאוד להצלחת המעבר. ייתכנו דברים שאף אחד לא חשב עליהם, גם אנשי המקצוע. חשוב שתדעי עליהם מיד ותחתרי לפתרונות עם אנשי המקצוע, תעדכני את ההנהלה ותתקשרי לעובדים.
תשמעי תלונות של עובדים, חלק יהיה מרוצה וחלק יהיה מאוד לא מרוצה. בשלב הביצוע, אני ממליצה לך לרשום פידבקים של עובדים, שלך ושל אנשי המקצוע, אלה ישמשו לשיפור ולהסקת מסקנות, בנוסף לדוא"ל ייעודי שתפתחי לתמיכה. כשהכל תקין או ממש לקראת הכל תקין, תבצעי תחקיר אירוע, מה עבד טוב ומה לא עבד טוב. ונכון, שהסיכויים למעבר נוסף בין תוכנות קטן (כך אני מקווה עבורך) הפקת הלקחים חשובה ותשמש אותך לפרויקטים אחרים.
יש המון תוכנות לניהול פרויקטים ומשימות. כל אחת עם היתרונות והחסרונות שלה. הדברים הבסיסיים החשובים בתוכנה הם: אפשרות חלוקה למשימות ראשיות (השלד של הפרויקט) ולתתי משימות, התממשקות ליומן עם תזכורות לדד ליינים, גישה של מספר אנשים לתכנון ביצוע ומעקב, הדפסה תקינה, שאפשר לראות את היער וגם עץ בודד ושהשימוש בתוכנה לא הופך לפרויקט בפני עצמו. הויזאוליות חשובה גם היא ובניגוד למבנה של הפוסט – כותרות ופסקאות, התכנון צריך להיות במסמך, עם תרשים זרימה וגאנט ביצוע לפי תאריכים. המסמך לעובדים צריך להיות קצר ולעניין עם דיוק של מה שהעובדים צריכים לדעת (כותרת, פסקה עם בולטים, הדגשות, תרשים קצר של הפרויקט ודגש על תמיכה).
אמנם הפוסט התמקד במעבר מג'ימייל לאאוטלוק אבל מטרת העל שלו היא דוגמה לתכנון פרויקט רוחבי בחברה בה את עובדת בתפקיד מנהלת משרד. בדיקת צורך, למה כן, למה לא, החלטה, אם כן, תכנון קפדני שיורד לרזולוציות נמוכות ביותר, יחסי ציבור להחלטה, תקשורת עם ההנהלה והעובדים, יום או ימי הביצוע, הטמעה, תמיכה, הסקת מסקנות ויאללה לפרויקט הבא. אני ממליצה לך לקרוא את הפוסט מספר פעמים בביצוע הפרויקט שלך ולהיעזר בו בשלבים שונים תוך התאמה לפרויקט.
הפוסט על מעקב פרויקטים אנכי – יסייע לך במעקב פרויקטים ובהצגתם לגורמים הרלוונטיים.
הארה חשובה 
הניסוח בלשון נקבה מטעמי נוחות בלבד. התכנים בפוסט הנם הצעה בלבד, אינם מהווים ייעוץ מקצועי והאחריות על השימוש בהם שלך.
2 תגובות
בשמחה 🙂
תודה רבה על המידע החשוב וההדרכה.