תפריט
לפני שנתחיל, "אזהרת מסע": פוסט ארוך, כל מה שכתוב כאן הנו בגדר הצעה בלבד, איני מומחית בתחום או עו"ד וחשוב מאוד להתייעץ עם עו"ד. ישיבת דירקטוריון והנהלה. שלוש מילים תמימות שטומנות בחובן המון מילים נוספות ויותר מכך המון משימות. לכנס את הישיבה, לתכנן את הנושאים, להכין חומרים, להתפלל שאף אחד לא ישנה את המועד, שכולם יגיעו בזמן, לסכם, להפיץ, להניע אנשים לפעולה, לעקוב אחרי ביצוע משימות, והופ עוד ישיבה.
פירקתי בפוסט את הנושא הגדול לתתי נושאים והשתדלתי להקליל את יישומם. צירפתי דוגמאות למסמכים וממליצה להדפיס את הפוסט ולסמן במרקר את מה שרלוונטי אליכם.
*נתחיל עם קצת הסברים
*תכנון והזמנה לישיבה
*הכל מוכן לישיבה – יאללה התכנסנו
*סיכום הישיבה, הפצה ומעקב יישום החלטות ווי ויי המון עבודה
חברות ציבוריות מחוייבות לפי חוק בישיבות דירקטוריון לפחות אחת לרבעון וברישום פרוטוקולים של הישיבות, שמאפשרים לבדוק את התנהלות הדירקטוריון ותהליך קבלת החלטות נאות. כלומר, האם היה כאן שיק או שוק (הוצגו נתונים איכותיים, התקיים דיון ונשאלו השאלות הנכונות, הוזמנו מומחים וכדומה)?
בחברות פרטיות קיימת חובה לישיבת בעלי מניות לפחות אחת לשנה. תקנון החברה ואו פרוטוקול ישיבת בעלי המניות קובעים כיצד יתקיימו הישיבות, לעתים ההתייחסות כללית ומה שקורה בפועל נכנס לשגרה. כך או כך, תתייעצו עם עורכי הדין של החברה לגבי התנהלות ודגשים מיוחדים בקיום הישיבות. מידע מפורט תמצאו בפרקים שני ושלישי של חוק החברות. אני ממליצה לקרוא בעיון רב למרות שזה מצ'עמם, כי חשוב להבין דברים לעומק. מקור המידע.
פרוטוקול הוא מסמך רשמי, בהקשר זה מסמך משפטי, שנועד לצורך תיעוד מלא או סיכום של הדברים שנאמרו במהלך דיון. כאשר מטרת התיעוד היא ליצור שקיפות מוחלטת בין חברי הישיבה, תזכורת על מה דובר בישיבה ולצורך המשך פעולה עבור הדיונים הבאים.
*האם יש צורך בישיבה? יש להפריד בין ישיבות מחוייבות חוק (זוכרים להתייעץ עם עו"ד?) לבין ישיבות מחוייבות מציאות, כלומר ישיבות על ההתנהלות השוטפת של החברה. במקרה של ישיבות מחוייבות מציאות, לעתים קרובות אנחנו מתאמים ישיבות שצורכות זמן יקר ויוצאים בתחושה שחבל על הזמן תרתי משמע. לכן, תשאלו האם יש בהן צורך?
*מהם הנושאים של הישיבה? לפני הישיבה, תבקשו מן המשתתפים את הנושאים עליהם ירצו לדבר, בנוסף לנושאים מישיבות קודמות. תתנו להם זמן הגיוני לשליחת הנושאים ותתכננו אג'נדה ברורה של כל הנושאים וכמה זמן מוקצב לכל נושא (אם נהוג אצלכם). רצוי להתחיל עם הנושאים הבוערים בגלל עייפות החומר האנושי אחרי X זמן.
*מי הם המשתתפים? האם צריך להזמין אורחים? מה חלקם בישיבה והזמן בו ישתתפו?
*כמה זמן תימשך הישיבה? אחרי כשעה וחצי אנשים מתחילים לאבד עניין, מגלים עייפות וכדומה.
לפעמים אם הישיבות ארוכות, עדיף לחלק לישיבות קצרות יותר של עד שעה, ואו לקבוע ישיבות בימים ועם נושאים קבועים. למשל, בימי שני אחת לשבועיים בשעה 10:00, סקירה של הסמנכ"לים על המתרחש בגזרתם. 15 דקות לכל היותר לכל סמנכ"ל. או 4 ישיבות בשנה יוקדשו לבחינת תוכנית העבודה השנתית.
*מהם השעות והמיקום המדויק? עד לרמת שם חדר הישיבות שאותו תשריינו ביומן (כשעה וחצי לפני ואחרי זמן הישיבה, ככל האפשר).
*מהם המסמכים, המידע והנתונים הדרושים לישיבה איכותית? עדיף לשלוח אותם למשתתפים לפחות יומיים לפני הישיבה. ואם לא אפשרי, תסמנו את המידע/נתונים החשובים ביותר כך שיקפצו לעיני המשתתפים. במסמך ההזמנה לישיבה, תמספרו את הנושא והמסמכים.
*מי מסכם את הישיבה? עו"ד של החברה? מנהלת המשרד? אולי שניהם כי לעו"ד יקח יותר זמן בעוד שמנהלת המשרד תוכל להפיץ מהר יותר את ההחלטות והמשימות ולעקוב אחריהם? ואולי הקלטת הישיבה, אם יש, תישלח לחברת תמלול? אני ממליצה להקליט את הישיבה באישור המשתתפים, בנוסף לסיכום ידני וכך אם משהו לא ברור לחזור אל ההקלטה.
לעתים כדאי להתייעץ עם עו"ד של החברה לפני הפצת הסיכום בגלל דקויות משפטיות. לפני הפצת הסיכום תאשרו אותו עם הבוס שלכם.
*מה מסכמים? האם כל מילה שמשתתף אמר? האם רק חלק? האם רק את המשימות וההחלטות? כל חברה מחליטה מה שמתאים לה (מזכירה את ההקלטה שעוזרת) ואו לפי החוק. דוגמאות לסיכומים בסוף הפוסט.
*יש ישיבות שמתקיימות בדיוק לפי התוכנית ויש שלא, אלה החיים. רצוי לקיים את הישיבות לפי האג'נדה שנקבעה (מעבר על החלטות קודמות, נושאים חדשים ועוד) עם כבוד ונימוס, הקשבה, מתן זכות דיבור, ולא לרוץ כמו סהרוריים מנושא לנושא. כן אפילו אצלנו הישראלים. חשוב למנות מבוגר אחראי שינהל את הישיבה, מניסיוני פטיש שופטים או של שניצלים עובד!
*דנים דנים, מדברים, אוכלים, מציצים בנייד, מסכמים והופ הישיבה הסתיימה. יושב ראש הישיבה מכריז על כך.
יאללה בי.
*את ההזמנה לישיבה תשלחו בדוא"ל עם המידע הנחוץ ורצוי גם לתזכר את המשתתפים כאמור, לפחות יומיים לפני הישיבה. בנושא הדוא"ל – ישיבת הנהלה ביום ובשעה ובגוף הדוא"ל את ההזמנה כמסמך מצ"ב. דוגמה למסמך הזמנה פשוט וברור לישיבת דירקטוריון בסוף פוסט. מקורו בתבניות מיקרוסופט.
*מה הכיבוד שיוגש בישיבה? משקה מוגז ושובב או מים בטעם החיים? בורקסים שמנוניים וטעימים או גזרים חתיכים ואציליים?
*עכשיו יש לנו סיכום ישיבה שלא יבייש את מגילת העצמאות, לעתים כשהשם שלכם מנצנצץ בו כמי שסיכמו אותו וצריך להפיץ (אחרי שעברנו עליו בשבע עיניים, בדקנו עם עו"ד אם צריך, עשינו הגהות, הגבהות וליטושים).
*את הסיכום מפיצים למשתתפי הישיבה בדוא"ל. תכתבו בנושא את המהות – סיכום ישיבת הנהלה מיום 05.04.2021 ובגוף הדוא"ל – תתמצתו את ההחלטות והמשימות/האחרים/לו"ז (עדיף להציג בטבלה). לעתים זה פחות נוח לכן תשלחו לינק לתוכנת המעקב.
*לעתים יש לעדכן מנהלים ועובדים על ההחלטות שהתקבלו והמשימות. גם כאן, תעדכנו בדוא"ל ותבקשו אישור קבלת הדוא"ל ועמידה בלו"ז. מסתבר שיש אנשים שמקבלים דואל"ים ומתעלמים מהם או לא הגיעו אליהם.
*יש חברות בהן משתתפי ישיבת הדירקטוריון/הנהלה צריכים לחתום על פרוטוקול הדיון. כל מקרה לגופו, וגם כאן תבדקו עם עו"ד של החברה. תוסיפו לדוא"ל בו אתם מפיצים את הסיכום, בקשה לחתימה ותעקבו. אפשרות שניה ויותר קלה היא לחתום על פרוטוקול הישיבה הקודמת בהתחלת הישיבה העוקבת.
*את כל מסמכי הישיבות: הזמנות, פרוטוקולים, מסמכים תומכים – ח ש ו ב מאוד לשמור בענן עם הרשאות גישה. תפתחו תיקייה לכל ישיבה, תשמרו מסמכים עם שם ברור ואם צריך תפתחו תתי תיקיות.
*נכחנו בישיבה, סיכמנו, אישרנו את הסיכום עם מי שצריך, הפצנו, ועכשיו הגיע הרגע לעקוב אחרי יישום ההחלטות. תמצאו את האמצעי שמתאים לכם ותנהלו מעקב.
*במעקב: תגדירו את הנושא, תאריך הישיבה, ההחלטות, המשימות, אחראים, לו"ז ותצרפו מסמכים רלוונטיים. תעדכנו ביומן (ידנית או דרך אוטומציה) את תאריכי המעקב. תעדכנו את מי שצריך על ההתקדמות – משתתפי הישיבה ואנשים נוספים, עדכונים יזומים או כאלה שקופצים בכל פעם כשעדכנתם את המעקב (עלול להיות קצת מעצבן לכן זהירות).
*בגדול, החלטות מתקבלות במטרה ליישם אותן, ואם לא מיישמים יש סיבות: משהו או מישהו לא עובדים טוב או שאין בהן צורך ואז יש להעלות אותן שוב בישיבה.
עד כאן החלק שלי. עכשיו החלק שלכם לקחת מהפוסט את מה שמתאים לכם ולשנות בהתאם לצורך. להזמין, לתכנן, לסכם ישיבות דירקטוריון והנהלה, לעשות עסקים ולהפריח את השממה.
הארה חשובה 
האמור לעיל אינו ייעוץ משפטי וחשוב להתייעץ עם עו"ד.
