בתכנון התלת חודשי של הבלוג, תהיתי על מה אכתוב? אני צריכה לכתוב, לעצב, לתזמן ולשווק 6 פוסטים ללא חגים ומועדים לשמחה. חשבתי: מה הכיוון? מה ה-say שלי? אצתי רצתי לנתוני גוגל לראות מה קורה שם: על איזה תחום "ההמונים מתנפלים"? בסוף עשיתי מה שהתחשק לי – בין הפוסטים, אכתוב גם על תפעול כספי. הפעם – על חשיבות ודרכים לסגירת חודש קלנדרי מבחינה כספית. למי שיקרא עד הסוף, או שיגלול כבר עכשיו יש גם צ'ק ליסטים.
יאללה נתחיל, מה זה בכלל סגירה חודשית של הנהלת חשבונות?
כדי שנבין מה זה לסגור חודש בהנהלת חשבונות ומה חלקנו בעניין, עלינו להבין מהי הנהלת חשבונות. הסברים תמצאו בפוסט של רו"ח אורן שומינוב שהתפרסם בפיקס אקשן ובבלוג המעולה פלוס של ערן בן חורין. אם נתמצת – תיעוד לוגי של תנועות כספיות שגולת הכותרת שלו היא מאזן ודוח רווח והפסד שמובילים אותנו לדוחות כספיים מבוקרים. אותם מגישים לרשויות המדינה ומהם נגזרים תשלומי המסים. פשוט נכון?! אם שרדתם והפנמתם את ההסבר, נמשיך הלאה. אם לא, תקראו שוב.
תתארו לעצמכם את המצב כמו הרכבת פאזל. הגעתם הביתה מבסוטים עם הפאזל החדש שקניתם, פתחתם את העטיפה והעפתם באוויר את כל חלקי הפאזל בסלון. חלק נחת בשלום בסלון, חלק עף למטבח, הכלב גילה עניין ולקח כמה חלקים למיטה שלו והחביא מתחתיה, חלק אחר נדד בבית עם הרוח. עכשיו תתיישבו להרכיב את הפאזל ואבוי, אין לכם את כל החלקים וגרוע מכך אתם צריכים למצוא אותם. זוכרים את אלה שמתחת למיטה של הכלב? בטח שלא הרי איך תדעו שהחלקים שם?!
נתקדם להבנה מעמיקה יותר של סגירת הנהלת חשבונות חודשית
נחזור למציאות אופטימית הרבה יותר, סגירה חודשית של הנהלת חשבונות. כל חלקי הפאזל נמצאים מול מנהח"ש שיכול להרכיב את הפאזל. למנהח"ש יש את המסמכים המתעדים את הפעילויות הכספיות במהלך החודש ואילו אתם עניתם על כל השאלות שלו. אין ולו חלק אחד חסר בפאזל החשבונאי. התוצאה – פאזל (דוחות כספיים) מורכב למופת עם כל הנתונים הכספיים. שאפו!
מה תרוויחו מסגירת הנהלת חשבונות חודשית?
דוח הכנסות והוצאות שמשקף את המציאות עבור תשלום מסים, הבנת המצב הכספי והעסקי שלכם, הסקת מסקנות ושיפור מתמיד של הפעילות העסקית.
רשויות המס בישראל, כמו במדינות אחרות, מחייבות אותנו בעלי עסקים וחברות לתעד פיזית את הפעילות הכספית שלנו (7 שנים), במיוחד בכל הקשור להוצאות ולהכנסות. קיבלתם כסף? מעולה. ממי? עבור מה? היכן חן המס קבלה שהוצאתם? מה כתבתם בה? והס מלהזכיר הלבנת הון. ההכרה של הרשויות בהכנסה חייבת להתרחש לפי החוק והתקנות. רצוי מאוד לא להסתבך עם רשויות המס ולהימנע ממצב שהן מתדפקות על הדלת שלכם. הטוק טוק שלהן לא נעים ואף פלילי.
ייתכן שהעסק או החברה שלכם מצריך הזרמת הון באמצעות משקיעים, קרן הון סיכון, הלוואה בנקאית, הלוואה חוץ בנקאית, מכל סיבה שהיא. מזרימי ההון יבקשו דוחות כספיים שונים ביניהם מאזן ורווח והפסד. הבסיס לדוחות אלה ולהבנת המצב העסקי והפיננסי של החברה והעסק הוא הפאזל השלם, הנהלת החשבונות.
סגירה חודשית של הנהלת החשבונות מצמצמת טעויות ופערים בתיעוד, כאמור, מטייבת את הנתונים ומקלה מאוד על הכנת דוחות כספיים שמשקפים את מצב החברה והעסק ובעתיד לבוא להכין בקלות את הדוחות הכספיים המבוקרים. סגירה חודשית של הנהלת החשבונות חוסכת זמן ששווה כסף. זוכרים את חלקי הפאזל שהתעופפו בבית? ביצעתם פעולה כספית, לא דאגתם בזמן אמת לתיעוד, 8 חודשים לאחר מכן, התבקשתם לספק תיעוד. התחלתם לחפש בדוא"לים, לפנות לספק שנמצא כבר 3 חודשים בריטריט שתיקה… והוא מאוד מקפיד על השתיקה, כשלכם מתחשק לצרוח כי שילמתם לו 50,000 ש"ח ואין לכם חן מס. מה עוד? סגירה חודשית של הנהלת חשבונות מפנה לכם זמן למשימות אסטרטגיות וטקטיות וגם מונעת צווארי בקבוק בעבודת הנהח"ש.
לקראת סיום, אם קשה לעסק או לחברה להתמיד בסגירה חודשית של הנהלת חשבונות, אפשר לתאם עם מנהח"ש סגירה דו חודשית או רבעונית. ממליצה לא יותר מסגירה רבעונית. מוזמנים להוריד 2 מדריכים לניהול יעיל ותקין חומרי הנהח"ש.
מי שמעוניין לקנות וליישם 2 מדריכים מפורטים לסגירת חודש ושנה קלנדריים מבחינה כספית בקלות, ביעילות ובמהירות, ולשלם לי (כדי שאוכל ליישם אצלי את המדריכים) מוזמן לפנות בדוא"ל – mffixer@gmail.com (מענה יינתן גם אם ייקח לי זמן).
הארה חשובה האמור לעיל אינו ייעוץ וחשוב להתייעץ עם רואה ומנהל חשבונות.