תפריט
מאמר שכתבתי בשיתוף עם מגזין חשבונית ירוקה. פתחתם עסק, התחלתם לעבוד במה שאתם הכי אוהבים. אתם קמים כל בוקר ב-10, השמש זורחת, הפרחים פורחים והחיים יפים (זרמו עם האופטימיות). הפרויקטים זורמים והעסק משגשג אבל עדיין אחד החלקים היותר מסובכים בהתנהלות של העסק הוא גביית התשלומים.
למרות שקבלת התשלום על פרויקט מסמן שהפרויקט הושלם והצליח, העובדה שלפעמים כעצמאים אנחנו מרגישים שצריך לרדוף אחרי הכסף הופכת את התהליך לקשה. הרי כולנו מסכימים שלא יהיו רבות הפעמים שנתעורר בבוקר לצלצול הטלפון מהלקוח שמזכיר לנו שעוד לא גבינו את התשלום.
נכון שיש הרבה מאוד סוגי לקוחות ולא עם כולם זה כל כך מסובך, אבל איך אומרים? שווה להתכונן ליום גשום, או ליום עם 40 מעלות ו-100 אחוזי לחות בחוץ. בשניהם יהיה קשה לקבל את התשלום.
לפרט – הצעת המחיר צריכה לכלול בצורה מפורטת ומאוד ברורה את שלבי העבודה מהצד שלכם ומהצד של הלקוח. אם יש החלטות של הלקוח שיכולות לעכב את העבודה שלכם, חשוב לשים גם לו דד ליינים. ברגע שהכל מנוסח בצורה ברורה ובהירה, נחסכות המון אי הבנות.
להיות ברורים – תנאי התשלום חייבים להיות מפורטים וברורים (כן כן, גם אם הלקוח הוא חבר שלכם).
*סכום + מע"מ.
*מועד תשלום, חשוב לסכם מראש על תאריך מדויק ועל תנאי תשלום ברורים, גם אם מדובר בתשלום שוטף וגם אם מדובר בריטיינר קבוע.
*חשוב לא פחות להוסיף סעיף שמפרט מה קורה אם הלקוח לא עומד בתשלום כפי שסוכם מראש.
*תוקף להצעת המחיר. בעוד שנה מהיום המחיר של העבודה יהיה שונה, וחייבים לזכור לציין את זה.
למנוע אי הבנות – אחרי ששלחתם את הצעת המחיר תרימו טלפון ללקוח ותבדקו שההצעה הגיעה ושהכל מובן. אם יש אי הבנות או אי הסכמות כדאי לדבר עליהן כבר עכשיו ולא כשהמוצר מוגמר והעבודה נעשתה.
להיות נחמדים – ביום התשלום תתקשרו ללקוח. אל תתעלמו או תצפו מראש שהוא יתקשר אליכם. תתקשרו ותבקשו בנועם את התשלום. זה גם זמן טוב להתעדכן במצבו של הלקוח, להקשיב לו, לשתף אותו במה חדש בעסק שלכם. זה הופך להרבה יותר נעים ויכול לשמש פתח לשיתופי פעולה ופרויקטים משותפים נוספים.
לשמור על עקביות – תהיו עקביים בדרכי הגביה שלכם. בנוסח, בתאריכי הוצאות מסמכים, במועדי הגביה, בתזכורות, בשיחות הטלפון. העקביות הזו עוזרת ללקוח לזכור את התשלום ומציגה אתכם כמקצוענים.
להיות בטוחים בעצמנו – אל תתביישו או תרגישו לא בנוח, לפעמים יש לנו נטיה לדבר ממש בשקט כשמבקשים תשלום. ההפך, תהיו גאים! עשיתם עבודה, עשיתם אותה טוב, הלקוח מרוצה ועכשיו עליו לשלם.
לתזכר – הלקוח לא שילם? אנחנו כמובן לא בעד, אבל גם זה קורה לפעמים. לפני שנכנסים להליכים מסובכים יותר אפשר לשלוח לו תזכורת דרך חשבונית ירוקה.
להציע מגוון – תעזרו ללקוחות לשלם לכם. תשתמשו בלינק לתשלום, סליקת אשראי, העברה בנקאית, או אפליקציות תשלום. בקיצור, אל תסתמכו רק על הצ׳ק שיגיע בעוד שבועיים בדואר.
להיות גמישים – תתאימו את אופי התשלום לאופי העבודה. אם זאת עבודה ארוכה שכוללת שלבים רבים אפשר לשקול אופציה של תשלום לפי התקדמות. יש פרויקטים שבהם מקובל להעביר את התשלום מראש. בכל מקרה, תמיד צריך להיות קשובים ולהתאים את ההצעה לפרויקט הנוכחי.
לבצע מעקב – תהיו עם האצבע על הדופק- בחשבונית ירוקה תוכלו להפיק דו״ח חייבים. תסגלו לעצמכם הרגל לבדוק את המצב שם פעמיים בחודש ולהתכונן לקראת מועד קבלת התשלום. אפשר גם להזכיר ללקוח שהמועד הזה מתקרב (במיוחד אם עבר זמן מאז ביצוע העבודה):
תהפכו את הדוא"ל לנעים – תצרפו את הצעת המחיר ומסמך בקשת התשלום. תבקשו מהלקוח לאשר שקיבל ויש לו את כל הפרטים להעברת התשלום.
יש עוד המון טיפים ודרכים. קחו כמה דקות לעצמכם ותחשבו איך להפוך את התהליך הזה להרבה יותר נעים לשני הצדדים, גם לכם וגם ללקוחות.
