תפריט
שמחה לשתף אותך בפרויקט חדש עליו אני עובדת. הצצה לחלק קטן ממנו הכולל שאלות. התשובות יהיו בפרויקט המלא וחלק מהן תוכלי למצוא בפוסטים, שהם המהות של האתר – עבודה יעילה וקלה עם חיוך והומור באדמיניסטרציה, תפעול וניהול משרד.
נתחיל דווקא בתוצאה – חברה מתפקדת שעובדיה ומנהליה מבצעים את העבודה שלהם על הצד הטוב ביותר, עם שקט והידיעה שיש מי שמטפלת בהכל. כדי להגיע לכתר ולמלוכה צריך תשתית אדמיניסטרטיבית חזקה, יציבה ויעילה. "פשש.. אחלה אמירה אבל למה לי?" התפתחות מקצועית ואישית, שכר יותר גבוה, להתעורר בבוקר עם חיוך, ימי ראשון אינם האויב… ועוד. 
הבסיס לניתוח הוא החזון, המטרות, היעדים הכמותיים והמבנה הארגוני של החברה. נגדיר את כולם בתרשים זרימה ואודות החברה בפסקה קצרה עם בולטים. דוגמאות למבנה ארגוני תמצאי בתוכנת קאנבה – organization chart.
נמשיך עם השאלה המרכזית – האם האדמיניסטרציה כיום מתאימה לפעילות החברה ומאפשרת לה להתפתח? תומכת אנושית ותהליכית? מחלקת האדמיניסטרציה או האדם הבודד חייבים להתאים לחברה. לאפשר לחברה לטוס לחלל.
יש המון שאלות שניתן לשאול, ולחפור על כל נושא אפשר בלי סוף. ריכזתי שאלות עיקריות שמהוות פתח לשאלות נוספות. בקיצור תשאלי. ומשום שכבר התחלת לשאול: "השאלה" היא – למי יש זמן לנתח? רצינית? אני טובעת בים משימות? האמת, כנראה לאף אחת. אבל אפשר להתחיל לאט. לשתף את המנהל.ת בצורך הכללי ולהיות ממוקדים. להציע את מה שנראה לנו הכי מצריך "אפשר לעשות אחרת מה דעתך, נעשה כך ועוד". קצר ולעניין. כל פעם תחום אחר לאורך חודשים ושנים, אם הזמן מועט.
*האם יש סדר וארגון?
*האם יש תהליכים ברורים?
*מה פחות טוב? איך לעשות אחרת?
*מה טוב ויש לשמר ואו לחזק?
*איך למקסם את המשאבים הקיימים?
האם ההנהלה מתייחסת ברצינות ומבינה את חשיבות האדמיניסטרציה להתנהלותה התקינה ולהתפתחותה?
לוקחת את התפעול בחשבון בהכנת תוכנית עבודה שנתית: תוכנית עם תקציב, מטרות ויעדים לטווחי זמן שונים והתייעלות ארגונית?
האם יש די משאבים שמאפשרים לבצע את המשימות השונות? תוכנות? מנהל בכיר עם אוזן קשובה ופתיחות? ומה עם השכר? האם הוא ממצה ומכבד את ההשקעה הנדרשת של העובדים בתחום?
האם מבנה מחלקת האדמיניסטרציה מתאים לחברה? מאפשר לה לתקתק?
האם ברור מי עושה מה? האם הדברים זורמים ואין התנגשויות של העובדים או פספוסים? דברים שלא קורים כי לא ברור מי עושה מה ודברים נופלים בין הכיסאות? ואז פרצופים חמוצים?
האם הדברים זורמים בעבודה היומיומית השוטפת עם מינימום תקלות?
האם יש צורך בארגון מחדש של התפעול מבחינת תחומי אחריות וגיוס עובדים נוספים? אדמיניסטרציה משאבי אנוש, ורווחה.
האם מועסקים האנשים הנכונים עם הניסיון, הידע, היכולות, המוטיבציה והחיבור לחברה?
האם יש איזון בין צרכי החברה לבין הצרכים והרצונות של העובדים להתפתח?
מהם שיטות ותהליכי העבודה? האם הם מתאימים לצרכים של החברה? מאפשרים לחברה לטוס לחלל? בכל תחום: ניהול ותפעול משרד, משאבי אנוש, תפעול כספי, ניהול קשרי לקוחות, תציכה בשיווק ובמכירות, עבודה עם ספקים ורכש?
האם יש תיקיות מסודרות בענן? ככה שמהר מאוד אפשר להגיע על המידע? יש מסמך מבנה ארגוני של הענן.
האם יש קלסרים מסודרים שגם בהם קל לאתר מידע וגם עבורם יש מסמך תיעוד?
האם האדמיניסטרציה היא חלק ממערכות המידע של החברה? מחוברת לכל המערכות כדי לבצע את תפקידה בצורה היעילה ביותר?
האם יש דוחות שהאדמינסיטרציה מפיקה ומהם?
האם יש דברים שהיו בעבר רלוונטיים אבל כיום כבר לא ובבכל זאת ממשיכים לבצע אותם כי ככה זה התרגלנו?
אוטומציה? שמעתן? מכירות? מיישמות? מה ניתן להעביר לאוטומציה? כאן המקום לחלום בענק! וכן, זה מצריך השקעה ראשונית אבל אחר כך החיים הרבה יותר קלים.
בעמוד ניהול משרד תמצאי סרטון המפרט את תחומי האדמינסיטרציה. ממליצה לך לעבור על התחומים, להכין רשימה מה יש אצלך בחברה? מה מצריך ניתוח ולעשות טוב יותר.
כמו שכתבתי בהתחלת הפוסט, הצצה בלבד אבל יש כאן מספיק שאלות איתן אפשר להתחיל ליצירת תשתיות אדמיניסטרציה ותפעול תומכות פעילות עסקית. תתחילי לאט ובקטנה ותעיפי את החברה בה את עובדת ותעופי בעצמך לחלל 🙂 כי כיום זה לגמרי אפשרי.
הארה חשובה 
הפוסט מנוסח בלשון נקבה ומקבל באהבה את כל המינים.
2 תגובות
תודה גלי 🙂
מעניין מאוד הפוסט הזה