ברוך הבא, וולקאם, אהלן וסהלן, יוקוסו (יפנית), וולקומן (דנית)

ברוך הבא

ברוך הבא, וולקאם, אהלן וסהלן, יוקוסו (יפנית), וולקומן (דנית)...

ברוך הבא

בשעה טובה, החברה קולטת עובד.ת. חדש.ה והתפקיד שלך לסייע בקליטה, להפוך את הנחיתה לרכה כמה שיותר. מסמך "קבלת פנים" חיוך, סבלנות ומתנה מפנקת, יהפכו את חווית הקליטה של העובד לנעימה ומוצלחת ויסמנו אתכם כאנשים נעימים, מקצועיים ומועילים.

רובנו היינו ונהיה עובדים חדשים, קצת אבודים במרחב בו אנשים כבר וותיקים ומנוסים, מנסים להבין מי ומה. מסמך קבלת פנים ינגיש לעובד החדש את המידע שהוא צריך כדי לשחות במרחב, במקום להסתובב עם פני שה תמים ותוהה.

המסמך צריך להיות קצר וענייני ככל האפשר בבחינת LESS IS MORE ולכלול את המידע: עלינו, אדמיניסטרציה ולמי פונים, הפרטים הטכנולוגים וסייבר, נהלים – עוץ לי גוץ לי כיצד להתנהג, הווי וכיף.

את המסמך תדפיסו ותצרפו לקיט ברוך הבא ואם אתם חסים על הנייר, תשלחו לדוא"ל האלקטרוני של העובד. אם בכל זאת יש לכם המון מלל, מומלץ להוסיף לינקים שיפתחו מסמכים נפרדים לכל נושא. אם אתם רוצים אפקט של יותר ואוו, תהפכו את המסמך לסרטון (תוכנות קנבה וקרלו למשל). אפשר גם להפוך את המסמך לספרון קטן מודפס (מצריך יצירתיות, הפקה ותקציב לאפקט הוואוו).

אני מתמקדת בפוסט רק במסמך קבלת פנים. פוסטים נוספים יעלו על שרשרת החיול, הכשרה וחפיפת עובד חדש.

נושאים עיקריים במסמך קבלת פנים לעובד חדש + המון נשמה:

עלינו
*משפט קצר על פעילות וחזון החברה.
*פרטי אתר האינטרנט ורשתות חברתיות.
*החברה במספרים – עובדים ושפות, יבשות וסניפים, לקוחות, ועוד מספרים מעניינים.
*מבנה ארגוני כולל חלוקה לקומות (אם יש) והיכן העובד נמצא.
*רשימת שלוחות ואנשים של כל החברה/מי שרלוונטי (מנהל, מחלקה, תמיכה תפעולית, תמיכת מחשוב).

אדמיניסטרציה ולמי פונים
*דלת נפתחת, נסגרת ושעון נוכחות.
*טפסים, ביטוח מנהלים/פנסיה/קרן השתלמות, פרטי חשבון בנק.
*כרטיס תן ביס/סיבוס.
*צוות אדמיניסטרטיבי/תפעולי שאליו פונים.
*החונך הישיר.

הפרטים הטכנולוגיים וסייבר
*פרטי משתמש ותוכנות עמן עובדים כולל ווצאפ.
*מכשור: מחשב, מצלמה, רמקולים, מדפסות, טלפון נייד, אוזניות, דיבורית לרכב ועוד.
*אבטחת מידע – שימוש במחשב, במכשירים נוספים ובאינטרנט ואחסון פיזי.

נהלים – עוץ לי גוץ לי כיצד להתנהג
*
חופשה, מחלה, חופשת לידה, מילואים – לינק לאתר כל זכות (אם בחברה מפנקים מעבר לחוק, תציינו), עבודה בערבי חג.
*ניקיון כולל המטבח, חסכון בחשמל, בנייר, פתיחת וסגירת המשרד, שימוש בחדרי ישיבות.
*קוד לבוש.
*החזרי הוצאות וטיסות. עבודה לחו"ל – לינק לנוהל/תוכנות/קבצים.
*הטרדה מינית – המדריך של עו"ד יפעת בלכר ותקנות החוק.
*הנחיות במקרה חירום שלא נדע.
*מה שעוד נהוג אצלכם.
*יש שמוסיפים גם התייחסות לסיום עבודה, אני פחות בקטע. העובד רק התחיל וכבר רומזים לו להתחפף… 

הווי החברה
*מה אפשר למצוא במטבח, מקומות טעימים באזור, פינות חמד.
*הפינוקים, הכיף, החופשות, הפדיחות ועוד בתמונות ומילים.

אחרי שסיימתם לכתוב את המסמך, תעברו עליו שוב, תקצרו ככל האפשר (אפשר!) ותכניסו את הנשמה של החברה, הייחודיות ועובדיה. תשאלו עובדים חדשים מה דעתם על המסמך ותשפרו בהתאם. מברוק לחברה ולעובד.ת החדש.ה!

בלינק תמצאו דוגמה למסמך קבלת עובד חדש שהוכן בתוכנת קנבה. תתאימו את הקובץ לצרכים שלכם, מיתוג (צבעים, פונטים, לוגו) מהות ורוח החברה. התמונות חינמיות. וולקאם 🙂 

כתיבת תגובה