הכנת נתוני שכר ברינה ובששון

עוגיות

הכנת נתוני שכר ברינה ובששון

עוגיות

שתיים ממטרות הבלוג שלי באות לידי ביטוי בפוסט: האחת, לפשט את העבודה שלנו בתחומי אדמיניסטרציה, תפעול ופיתוח עסקי. השניה, לגרום לקוראיי לחייך, ואם מאוד הצליח לי, לצחוק. חתיכת אתגר כשמדובר בפוסט על הכנת שכר ברינה ובששון. הפעם אני מסתפקת בחיוך בלבד של הקוראים, בבחינת "וואלה הפוסט באמת עוזר". 😁

*הכנה
*יד על הדופק ותשלומי סוציאליות
*תעשו לעובדים טוב בלב
*תיעוד ודיסקרטיות
*טפסים שנתיים
*עבודה שוטפת ושיפור

הכנה

*דוח אקסל payroll שמרכז את כל נתוני השכר יש לכם? מוזמנים להוריד את האקסל בסוף הפוסט. בקובץ יש המון עמודות שמתאימות לצרכים שונים,  תשאירו את מה שרלוונטי לחברה שלכם.
*תחליטו בשיתוף עם ההנהלה וחשב השכר על: תאריכי חודש השכר, לעתים זה לא חודש קלנדרי מלא. תאריכי שליחת payroll וקבלת תלושים ודוחות לבדיקה. תאריך תשלום שכר, עד כולל ה-9 לחודש.
*תעדכנו את העובדים על התאריך האחרון בחודש בו ניתן להעביר נתונים ומסמכים לשכר נוכחי. מדיניות ברורה ותקיפה בנושא הכרחית כדי להימנע מרדיפה אחרי העובדים. תנו להם בראש את כל האסרטיביות שיש לכם, ואם היא לא מספיקה, תגדילו אותה ותתאמנו. 
*תשתמשו בדף (או אמצעי אחר) לאיסוף נתונים במהלך החודש ותיקייה פיזית לאיסוף מסמכים, שאותם תסרקו ותשמרו בתיקיית השכר החודשית בענן. ממליצה לסרוק גם את דף איסוף הנתונים. אם נוח לכם תרכזו את ההערות בגיליון החודשי ברשומת השכר. מניסיוני, יותר נוח לרשום הערות על דף ואחת לחודש לעדכן ברשומת השכר מאשר לעדכן כל פעם. את הדף תשמרו במקום דיסקרטי.  בגיליון החודשי תוסיפו מספר ימי עבודה וימי חופש אם היו, גילום מס הכנסה על מתנת חג והערות כלליות ופרטניות נוספות לגבי כל עובד. דוגמה תמצאו באקסל להורדה בסוף הפוסט.
*את דוח נתוני השכר והמסמכים הנלווים תשלחו אל חשב השכר בדוא"ל עם נושא קבוע לאיתור קל: "חברת ממבו ג'מבו בע"מ – נתוני שכר פברואר 2021". תבקשו מחשב השכר לנהל את כל התכתובות תחת הדוא"ל החודשי. יעזור לכם בבירורים עתידיים. את תלושי השכר והדוחות שקיבלתם מחשב השכר, תבדקו ותשוו לחודש או חודשיים קודמים. חשוב מאוד לבדוק ולא לבטוח בחשב השכר שמכין המון תלושים ודוחות ומניסיון מכין ומשגר עם בדיקה מינימלית. אם אתם אלופים באקסל, תבנו דוח השוואה. ותעשו מצווה, תשלחו לי גם בבקשה. 😊

יד על הדופק ותשלומי סוציאליות

*תקפידו להתעדכן בחוקים ובהרחבות על תנאי העסקה. נכון שחשב השכר צריך לעדכן אתכם אבל תהיו גם אתם עם היד על הדופק, אני אוהבת להתעדכן באמצעות אתר כל זכות  – זכויות עובדים.

*תנהלו רישום מדוייק של זכאות העובדים לפנסיה ואו ביטוח מנהלים לפי החוק וקרן השתלמות אם יש, וכל שינוי בתנאי העסקה. רצוי להוסיף לרשימת השכר עמודת זכאות תנאים סוציאליים ולהדגיש מדי חודש בהכנת השכר את הזכאות בחודש הבא. ממליצה גם להוסיף תזכורת ביומן משימות. תוודאו שהכספים שהועברו לקופות באמצעות החברה המתפעלת נקלטו בקופות. תבקשו דוחות מן החברה המתפעלת ותעברו עליהם. 

תיעוד ודיסקרטיות

*בתיקייה שנתית וחודשית תשמרו מסמכים סופיים. תלושי שכר ודוחות: פיזור וסליקה (הפקדות סוציאליות), עלות מעסיק, תמחיר, מס"ב לתשלום, טופס 102. מומלץ גם לשמור טיוטות בתת תיקייה ומסמכים שסייעו לכם בהכנת השכר, למשל אישור ימי מחלה.
*תשמרו על דיסקרטיות פיזית ובענן. רצוי שתהיה לידכם מדפסת שלא תרוצו אליה חסרי נשימה, ותגלו שעובד כבר שם עיני פרוז'קטור על מסמכי השכר. וואי וואי לא טוב בלשון המעטה…

תעשו טוב לעובדים בלב

*בעת שליחת תלוש השכר לעובדים, תנצלו את ההזדמנות להחמיא לעובד, לאחל מברוק על הישג. תציעו למנהל הישיר של העובד להחמיא לו: אחי אתה הכי הכי:) במקום בו עבדתי בעבר, נהגתי לצייר סמיילי על המעטפות והעובדים ציפו לסמיילי ולהערות משעשעות שהוספתי מעת לעת. אפשר גם לבקש מחשב השכר להוסיף טקסט בתלוש השכר (במינון קטן אחרת תהפכו לאויב ציבור חשבי השכר).
*תהיו זמינים עבור העובדים לשאלות שלהם. מה שברור לכם לא בהכרח ברור להם. אפרסם גם פוסט על קריאת תלוש שכר על ידי העובדים. כדי שיבינו את התלוש. 

טפסים שנתיים

*בחודש ינואר בכל שנה חדשה – תבקשו מחשב השכר שלכם טופס 101, תוודאו שהעובדים מעדכנים, חותמים ואת המקור תשלחו לחשב השכר עם חומרי הנהח"ש או תשתמשו בחתימה דיגיטלית*. בינתיים עד שהמסמכים יגיעו אל חשב השכר, תסרקו ותשלחו בדוא"ל, כן תתאמצו קצת. (*למשל – מל"ם).
*תוודאו גם לקבל טופס 103 המרכז את נתוני השכר ברמה השנתית של כל עובד, לחתימת מורשה חתימה ולשליחתו לכל עובד.
*וטופס 126 המרכז את נתוני השכר ברמה השנתית עבור החברה. גם כאן יש לעבור על הנתונים להחתים מורשה חתימה ולשלוח אל חשב השכר/הנהלת החשבונות.
את הטפסים מקבלים בסביבות מרץ לאחר עדכוני תוכנת שכר. עוברים טוב טוב עם עיני נץ (נכון שהתוכנה מפיקה אבל חשוב לבדוק). 

עבודה שוטפת ושיפור

תהליכים סדורים ושיטתיים חוסכים לנו זמן, ממקצעים את עבודתנו ואת התוצרים שלנו. ברגע שנכנסים לשוונג זה עובד מעולה. אני ממליצה פעם בשנה לעצור ולחשוב מה והאם אפשר לשפר.  למשל, תחפשו דוגמאות לרשומת שכר וטיפים להכנת שכר באינטרנט, תשאלו בקבוצות רלוונטיות בפייסבוק ובלינקדין ועמיתים. למי שנוח, אפשר להכין צ'ק ליסט לוודא ששום דבר לא נשכח, באופן אישי הצ'ק ליסט שלי הוא עמודות קובץ רשומת השכר והערות בגיליון החודשי. בתמונה הצעה לבזבוז השכר. מפרגנת לכם על חשבונכם אחרי שקראתם את הפוסט וחלקכם אף התחיל ליישם. 😊

הארות חשובות 👁‍🗨 הפוסט כתוב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד ומתייחס לכל המינים. השימוש בתוכנת חתימה דיגיטלית באחריותכם בלבד והכתוב אינו ייעוץ מקצועי, יש להתייעץ עם חשב שכר.

כתיבת תגובה