תפעול כספי – טיפים לעבודה יעילה

טיפים לתפעול כספי

תפעול כספי – טיפים לעבודה יעילה

טיפים לתפעול כספי

לפני הטיפים, תזכורת קצרה מהו תפעול כספי וגם לינק לפוסט בנושא.  

הרמה היומיומית שמייצרת "בשר" להנהלת החשבונות ולראיית החשבונות היא תפעול פיננסי. ביצוע המון משימות קטנות וגדולות בתחום הכספים שמאפשרות לחברה להתנהל (כספית) ולהתקיים. כן, לגמרי עניין של חיים ומוות. בחברות בינוניות וגדולות עובדי מחלקת הכספים יבצעו את רב התחומים שפירטתי בפוסט. בחברות קטנות לרב הפונקציה התפעולית תבצע משימות אלו. כגון: הכנת מסמכי גביה (דרישת תשלום, חשבונית מס וקבלה), ניהול קופה קטנה, התייצעות עם אנשי המקצועי בסוגיות מקצועיות, ניהול חשבונות בנק, המרות מט"ח, טיפול בביטוחים ועוד ועוד.

טיפ 1 – עצמאות כספית מסויימת לעובדים מחד, מסגרת בקרה לעבודה חלקה מאידך

בשטף העבודה לפעמים העובדים צריכים לקנות מוצרים ושירותים קטנים כדי להתקדם בעבודה: ממגשי כריכים לישיבה ועד לאפליקציה. הכל מהכל ולפעמים גם דברים "מוזרים". אבל אנחנו לא כאן כדי לשפוט, אלא כדי להיות יעילים ולשלם. 😊

דרך אחת היא לבקש אישור בכל פעם כשקונים משהו. והדרך הזו איך לומר, לעתים קרובות ידועה גם בשם דרך הייסורים: כי מוטי מהנח"ש בדיוק עוקב אחרי הכלב שלו במצלמה ואינו פנוי לאשר, וכבר אחרי שאישר עליו לקבל אישור משרית סמנכ"ל הכספים שנמצאת בדיוק היום במרתון פגישות. אין לה זמן לאכול אז לאשר הוצאה? הצחקתם אותה.

כרטיס אשראי של החברה הוא אפשרות נוספת. קובעים תקציב, מוסרים את הפרטים לעובדים הקונים ועוקבים. פתרון נוסף הוא אפליקציות שמאפשרות דרך יעילה ומהירה הכוללת בקרה והטמעה בתוכנת הנהלת החשבונות.

נרשמים לאפליקציה, קובעים הגדרות – מי הם העובדים, סכומים, מדיניות ותהליך אישור, מזמינים את העובדים הקונים, שיכולים להתחיל להשתולל במסגרת המגבלות כמובן. והכי חשוב אחראים על הגשת חשבונית מס קבלה. פשוט, מהיר ויעיל.

אפליקציות לדוגמה spendesk ו-Mesh Payments.

טיפ 2 – אוטומציה בהכנת חומרים להנהלת חשבונות

אל תהילה דויטש התוודעתי בתחילת דרכי בעולם הבלוגינג, כשהכנתי את התשתית של הבלוג באמצעות למידה. מדי פעם נדדתי אל האתר של תהילה ולמדתי, נרשמתי לסדנאות קצרות ומעולות. הטיפ הזה מושלם לעוסקים בתפעול כספי. אוטומציה של הכנת והגשת חשבוניות מס קבלות חודשיים לרו"ח, שמאפשרת חלוקת המסמכים לפי קטגוריות וגישה להנהלת חשבונות.

תהילה משתמשת בג'ימייל, בגוגל דרייב ובזאפייר. מתכון קל ומהיר ליישום עם 3 רכיבים בלבד. בפוסט תמצאו מתכון פשוט עם הדרכה עוד יותר פשוטה, שלב אחר שלב ועם תמונות. יש את החיים לפני ויש את החיים אחרי. תודה לתהילה. 😊  לינק לפוסט "האוטומציה שכל עצמאי צריך! איך להפוך את הכנת הדו"ח לרו"ח לקלה ופשוטה". סליחה, למה אתם עוד כאן? תעברו לפוסט, תקליקו על עוד מאמרים מעניינים ותחזרו לכאן. 

טיפ 3 – מדריך תפעול כספי לניתוח, תיעוד והכשרת עובד חדש

העבודה על התפעול הכספי של החברה היא אינה כמו פרש בודד. מעורבים בה גורמים רבים הידועים גם בתור לקוחות, ספקים ורשויות, שאת כולם יש לתעד. הכנתי מדריך לתפעול כספי שמאפשר לתעד מידע שמיש ולהכשיר עובדים חדשים. על הדרך, בעת המילוי יכולות לצוץ שאלות מי אני מה אני איך ולמה עושים כך או אחרת. בריא ביותר. תזרמו.

המדריך מייצר את הבסיס לניתוח ולתיעוד תפעול כספי: חברות, תיוק, בנקים, תזרים, הוצאות, חשבוניות מס וקבלות, חומרי הנהלת חשבונות, הכנסות, ביטוחים, דוחות נסיעה לחו"ל, רשויות המס, רו"ח, מנהלת חשבונות, חשבת שכר, דוחות, מדען ראשי, משימות – נושאים פתוחים, דגשים ומשימות בהכשרה. ולהכשרת עובד חדש. 

המסמך הוכן בהתבסס על הניסיון והידע של בעלת הבלוג פיקס אקשן וכולל דוגמאות. ממליצה מאוד להתאימו לפי הצרכים שלכם. וכן, הוא ארוך ואולי קצת מפחיד אז לאט לאט. 

הקליקו עלמדריך תפעול כספי כן יאללה, לכו על זה. אגב, בעמוד "תורידו אותי" תמצאו עוד מסמכים ומדריכים שתוכלו להוריד. 

הארה חשובה 👁‍🗨 האחריות לשימוש באפליקציות עליכם. השימוש בקובץ "מדריך תפעול כספי" בכיף כף במסגרת העבודה שלכם, אך אסור לשימושי מסחרי. למה? כי המסמך הוא פרי עמלי. 🙂

כתיבת תגובה