תפריט
בשעה טובה הגיע זמן הילולה, לחגוג, לכייף, לציין, להשתולל. בפוסט הזה נשים בצד את הסיבה להילולה ונתרכז בחלק הטכני, התכנון. 
צ'ק ליסט מעשי לתכנון אירוע חברה שהוא מסיבה.
תכנון אירוע חברה הוא פרויקט לכל דבר בין אם את מתכננת באמצעות חברת הפקות או לבד, בכל מקרה את גיבורה! כמנהלת הפרויקט את צריכה לעשות המון פעולות שהתוצאה הסופית שלהן היא אירוע מוצלח. נשתמש במושג מעולם ניהול פרויקטים – ערסלי משימות. כל ערסל הוא תחום אחד של פעולות שיש לבצע ולפרק לתתי משימות. כאחראית על האירוע, תפרקי את המטרה הראשית – אירוע חברה בארץ הקודש עם עובדיה בישראל בלבד – לערסלי פעילויות ולתתי משימות ועד למשימה הכי הכי קטנה, צבע המפית לדוגמה.קטי
בתוכנת קאנבה תמצאי דוגמאות גראפיות לתכנון פרויקט, תחת project journey whiteboard דוגמה. בתוכנות משימות כגון: מאנדיי, קליקאפ, אסנה תמצאי לוחות וטיפים לתכנון אירוע. אני ממליצה לעבור על האפשרויות ולבחור את מה שהכי נוח לך, או לפתוח אקסל עם גיליון 1 או גיליון לכל תחום פעולה וטבלה עם העמודות הבאות: נושא, פירוט, סטטוס, ספק, עלות*, פרטי קשר (נייד, טל, דוא"ל, אתר אינטרנט, דד ליין, הערות. את יכולה גם להוסיף עמודת פתוח וסגור ולפלטר או לצבוע בצבע כל מה שסגור. (*כולל מע"מ). חשוב שהאקסל יספק לך תמונת מאקרו ותמונת מיקרו של תכנון האירוע.
תכנון ראשוני של קונספט האירוע
תכנון פרטני
שיווק האירוע לעובדים כדי שיגיעו כמה שיותר
יום האירוע
הפקת לקחים ושימוש באירוע למיתוג מעסיק – הפוסט אינו מתייחס למיתוג מעסיק
בריף – מסמך עבודה המהווה תקציר האירוע לאישור פנימי, להתקשרות – הסבר ותיאום ציפיות עם ספקים ובסיס לשיווק פנימי בקרב העובדים. הבריף כולל: מהות האירוע, קהל יעד, מטרות ויעדים, תקציב, לוחות זמנים, אמצעי פעולה עיקריים, דרכי עבודה, ספקים
גאנט תכנון הפרויקט לפי ערסלי משימות ולוחותזמנים וברמת שבועות וימים
ליין אפ (תסדיר) משמעו ניהול האירוע באמצעות פלואו (זרימה) – מה קורה בכל רגע נתון של
האירוע.
ככל שצריך, לתאם פגישת סנכרון של כל הספקים
נהוג להתחיל עם מטרת העל – האירוע, לבנות את הפעולות הנדרשות לקיום האירוע ולפרק למשימות משנה ולתתי משימות.
*למה – מה חוגגים?
*מה – יהיה באירוע? מהי החויה שנרצה ליצור
*מי יגיע – עובדים בלבד? עם בני זוג? מוזמנים נוספים?
*מתי – האירוע יתקיים בהתייחס לציון אירוע מהותי, מזג אוויר, מתאים לעובדים?
*היכן – באוויר הפתוח, במקום סגור, גם וגם?
*תקציב – קצת כמו התרנגול והביצה, האם קובעים תקציב מראש וחייבים לעמוד בו או שיש גמישות בהתאם להצעות הספקים?
*בהתאם למהות האירוע
*אירוע קוסנפט
*אומן או אומנים
*אזורי פעילות שונים (בדומה לבמות יום עצמאות)
*משהו מגניב, חדשני, יצירתי שיקפיץ את העובדים וישאיר טעם של עוד לאירוע הבא
*השתתפות העובדים בפעילות מרכזית
*דואגים לכולם: צמחוניים, טבעוניים, ללא גלוטן, בשריים, כשרים וסוג הכשרות
*מה ינשנשו כשמגיעים?
*מה ינשנשו אחרי 10 דקות?
*ארוחה מרכזית וקינוחים
*אטרקציה קולינרית
*הדרך לשירותים ארוכה ובודדה או שאפשר לחטוף משהו?
*שתיה – קרה, חמה, פושרת, מבעבעת, % אלכוהול, מים
*אירוע קונספט?
*אכילה בעמידה או על שולחנות בר?
*ישיבה כמו בחתונה?
*עיצוב צלחות, סכום, מפות, פרחים, נרות, תפריט מודפס, מילות השראה או הומור
*הכל יסופק על ידי מתחם האירוע או שצריך לקנות פריטים נוספים/להיעזר במעצב אירועים?
*ספות מפנקות או פופים להיזרק עליהם וליצור שקעים.. בכל זאת אכלנו ועוד נאכל
*תאורה, הגברה, מקרן, כבלים
*יהיה דיג'י? לשאול מה הוא צריך
*הצגת מצגת? מחשב, עכבר, לוודא שהחיבור מתאים למקרן (מחשב נייד גיבוי)
*מיקרופונים
*ציוד רזרבי זמין
*פירוטכניקה? למשל איורים או תמונות שיוקרנו על הקירות
*צילום – סרט? תמונות? מגנטים? צילומי אווירה לשימוש עתידי? שאלות חשובות וטיפים תמצאי בפוסט של הצלם בני גם זו לטובה
*לכל דבר
*לבקש לראות פוליסה תקפה
*לקרוא מה הפוליסה כוללת
*כשלא בטוחים להתייעץ עם מומחה בתחום
*לראות רישיונות תתקפים של מקום האירוע וספקים
*ציוד טכנולוגי
*שולחן וכיסאות נוחים בכמות הנחוצה
*מי הם חברי הפאנל? האם אורחים חיצוניים בתשלום? (הצעת מחיר, תשלום, תזכורת לפני האירוע)
*סידור ישיבה עם פתקים (שם ותפקיד)
*מפה ארוכה נקיה שמסתירה את הרגליים
*כבלים מוסתרים
*מיקרופון ומעמד עם כבל או אלחוטי בכמות מספקת כולל גיבוי
*שתיה וכוסות
*הקהל עומד או יושב?
*אישורי הגעה דרך הדוא"ל, גוגל פורמס, תוכנה ייעודית
*יחסי ציבור לאירוע – הזמנה מסקרנת שחושפת חלק מן התכנים
*דואלים לעובדים עם "טיזינג" לאירוע
*האם העובדים יגיעו בעצמם?
*לדאוג לחניה ועד מתי היא פתוחה?
*האם לשלם מראש על החניה או להחזיר לעובדים בתלוש השכר? לוודא שהמקום חוקי ומוסדר.
*האם העובדים יגיעו בהסעה מאורגנת? כמה מהם?
*שעת איסוף והחזרה?
*תחנות העלאה ופריקה בחזור?
*בקבוקי מים בהלוך ובחזור? מוסיקה?
*למנות אחראי על האוטובוס עם רשימת נוסעים, לוודא שכולם עלו
*בימים לפני וביום האירוע – תזכורת מגניבה לעובדים, לוודא שכל הספקים יגיעו, להגיע למקום לפחות 4 שעות לפני האירוע
*בחורף – מקום למעילים ומטריות
*בקיץ לוודא שהמיזוג במקום תקין
*כפכפים לרוקדים
*מתנה לדרך – שקית הפתעות, סוואג חדש
*התכנון נעשה בשלבים ותמיד
*נמצא עוד משהו שלא חשבנו עליו, רצוי שיותר מאדם 1 יתכנן את האירוע
*חשוב שכמה אנשים יעברו על התכנון
*להתייעץ בפייסבוק למשל הקליקה של מנהלות חווית עובד
*השראה ורעיונות ניתן לקבל בחיפוש חופשי בגוגל, תכנים, תמונות וסרטונים
*השראה נוספת אפשר לקבל אצל בעלי מקצוע באינסטגרם ובפינטרסט, למשל חברות שמארגנות אירועים
*להגיע עם מחשב נייד ובו קובץ התכנון (להביא מטען ולוודא מראש פרטי גלישה באינטרנט)
*להדפיס 3 עותקים של התכנון
*שאלון שביעות רצון – יום או יומיים לאחר האירוע, קצר. דוגמה: 1 עד 5 האם נהנית באירוע, הצעות ובקשות לאירוע הבא? בגוגל פורמס (מצריך אישור שימוש בתוכנה). תפיקי לקחים, תתמקדי בעיקר ולא בטפל. תמיד יהיו מי שלא ייהנו ואו יהיו מרוצים. במהלך האירוע תקליטי לעצמך הערות לשיפור וגם פידבקים שקיבלת לעתיד לבוא (לשיווק האירוע הבא).
הכי חשוב לבלות וליהנות 😊
מוזמנת להוריד את סיכום הפוסט בצ'ק ליסט לתכנון ולביצוע מסיבה לחברה. במסמך תמצאי גם לינקים למאמרים וכלים נוספים שיסייעו לך בתכנון ובביצוע אירוע חברה שהוא מסיבה במקום חיצוני. ערסלי פעולות תכנון אירוע
הארה חשובה 
הניסוח בלשון נקבה מטעמי נוחות בלבד. השימוש בפוסט, במסמך המצ"ב, בלינקים ובתוכנות, הנו באחריותך בלבד. כל הזכויות שמורות למושית פוייר ושימוש מסחרי אסור.
3 תגובות
מעניין
תודה ויאללה לחגוג 🙂
פוסט מעולה! איזה כיף לקבל צק'ליסט ולדעת בדיוק מה שצריך על מנת שהמסיבה תצליח 🙂