תפריט
בוקר טוב, הציפורים מצייצות, השמש מחייכת, העולם בחלק שלנו בכדור הארץ מתעורר לעוד יום חדש של עשיה. הכלב הוריד אותך לטיול, מלאה אנרגיות והמחשבות על היום הזה החלו להתארגן במוח שלך. ועוד שלל מילים יפות, מטאפורות מושלמות וחיוך ענק. אבל אז המציאות נכנסת לחיים בשיא העוצמה, כמו משאית זבל מרעישה לפנות בוקר. במעבר חד ושקט, העולם שלנו נמצא "בתקופת היעילות", בניגוד "לתקופת המושלם", עם ניהול וניצול נכונים של המשאבים העומדים לרשותנו. כאן נכנסת לטובתנו "רוטינת בוקר טוב".
בני האדם הם יונקים משונים ושונים זה מזה ולכן הפוסט שלי מתמקד בתפקיד ולא באופי האנושי. במקרה זה – רוטינת בוקר מוצלחת למנהלת משרד. הרוטינה מתחילה למעשה יום קודם לכן. לקראת סיום יום העבודה – כשעתים לפני אני חושבת ומתכננת את יום העבודה הבא. תכנון ריאלי המבוסס על משימות דחופות, חשובות ומקדמות. תכנון לפי דקות ושעות, עם הפסקות ומזכירה שוב, תכנון ריאלי. התכנון יכול להתבצע במחברת, בתוכנת משימות, בפתק מודבק, עם לוח מחיק, על חלון במשרד, בפלנרים, בכל דרך שמתאימה ונוחה לך
והוא שינה – כן חשוב מאוד לישון טוב. כמות השעות אינדיבדואלית עבור כל אחת מאיתנו כדי לתפקד בלי לפהק כל כמה שניות ולחלום על הכרית. יש אנשים שאוהבים להתעורר מוקדם ולהתניע את היום לאט ובכיף, ויש אנשים שאוהבים להתעורר ברגע האחרון ולחץ מפקס אותם. מה שנכון לך ובהתאם לנסיבות: עבודה בבית, עבודה מחוץ לבית, זמן נסיעה, משימות בעבודה. נכניס למשוואה גם ארוחת בוקר מזינה מתי שמתאים. ולא, זה לא פוסט על תזונה אלא על השגרה שנכונה לך. אחרון חביב הוא חיוביות ובאתי לקרוע ליום הזה את הצורה. וכן כשהחיוביות הטבעית לא בנמצא אפשר לזייף ולפעמים אפשר לוותר עליה וגם על באתי לקרוע ליום הזה את הצורה. לסיכום החלק הזה, המוח שלנו מאוד "יקה" – חובב סדר, ארגון ושיטתיות. בטח כשהוא רק מתעורר. תני לו את זה: בשינה, בתזונה, בגישה לחיים ובטקסי הבוקר שלך.
הגענו לעבודה, אמרנו שלום, חייכנו, הכנו שתייה, פתחנו את המחשב, עברנו על המשימות שתכננו אתמול והבנו שמה שהיה נכון לאתמול, הוא פחות נכון עכשיו, בבוקרו של יום חדש זה. כאן נכנסות לרוטינת בוקר טוב "גמישות" "וחשיבה מחדש". נתכנן שוב את המשימות שלנו להיום בהתאם למה שידוע לנו בבוקר של היום החדש. ייתכן שהתכנון מאתמול תקף, אושר גדול ומיד נתחיל. ייתכן שנצטרך לשנות קצת, עדיין אושר גדול וייתכן שנצטרך לבצע מהפיכה – לתכנן הכל מחדש. במקום להתבאס ממליצה להבין שזה מה יש ועם זה נזרום.
הסביבה והאווירה משפיעות על יכולת התכנון שלך: תדאגי לך לשתייה, מים וכדומה, אם מוסיקה ממריצה אותך, תקשיבי לה ככל שאפשר, שולחן מסודר עוזר לראות בצורה ברורה יותר את המשימות. אלא אם כן אצלך זה הפוך. כמה שיותר מבולגן כך יותר טוב ומפרה.
משך התכנון חשוב מאוד: מומלץ לתכנן את המשימות שלי יום העבודה לא יותר מחצי שעה, שכן אז נשתעבד לתכנון ונקדיש פחות זמן לעשיה. בשלב התכנון – יש לנו תכונה אנושית להתחמק, להתעלם, ולהזיז הצידה דברים שלא מתחשק לנו לעשות. אבל גם יומם יגיע. לעתים הרבה יותר מוקדם ממה שרצינו. אם נרבה לחשוב עליהם בתכנון במקום לשבץ משימה אחת כזו, נבזבז זמן מיותר. בפוסט אחר כתבתי על התמודדות עם דחיינות איך לבלוע צפרדע ולהישאר בחיים. בגדול, להסתכל לצפרדע בעיניים, ובשום פנים ואופן לא למצמץ ראשונה! עוד הצעות קצות יותר מועילות בפוסט.
*הדרך שלי היא תכנון ריאלי המבוסס על משימות דחופות, חשובות ומקדמות – מהן המשימות הדחופות, החשובות ואלו שמקדמות אותך להשגת המטרות. את צריכה כמובן לדעת גם מהן המטרות.
*תשבי בבוקר עם הבוס.ית שלך, תשאלי – מה הכי דחוף? עם מה להתחיל? יש בוסים עם נטיה להציג תמונה צרה וחסרת מידע. חשוב שתבקשי מן הבוס.ית שלך את התמונה המלאה (יעדים כמותיים, לו"ז, בעיות צפויות…) כדי להבין איך לתכנן את היום שלך. את רוצה לדעת יותר כדי לבצע את תפקידך על הצד הטוב ביותר.
*האם ליום הזה יש אג'נדה מסויימת? כלומר תחום או תחומים בהם תתמקדי? לצד משימות נוספות?
*אולי יש פרויקט שאת עובדת עליו?
*תחשבי איך לשלב את יתר המשימות השגרתיות, החוזרות על עצמן והייחודיות ליום זה עם התחומים? האם יש משימות שחובה לבצע אותן ובזמן מסוים? תכניסי אותן לתכנון היומי.
*תרכזי משימות דומות ביחד. כגון: עדכון דוח קופה קטנה, הכנת דוחות טיסה של הבוס.ית, עדכון תזרים מזומנים.
*תחשבי מתי לבצע משימות מסויימות – האם בבוקר? בצוהריים? אחר הצוהריים כשהמחשבות נודדות אל האופק הביתי? התשובה נמצאת בצרכים – הכאן והעכשיו ובפוקוס שלך. בפוסט של ליאור ארמה על ססמוגרף האנרגיה הפנימית – תמצאי שאלון וטיפים.
*יש משימות קצרות שלוקחות מעט זמן ויש משימות שמצריכות זמן ריכוז ארוך. בפוסט של אסף הרשקוביץ – תוכלי לבדוק האם GTD מתאים לך. ובפוסט שלי תוכלי לקרוא על בלוקים של עבודה – תכנון יום עבודה פורה לפי תחומי עשיה.
*כמות המשימות משפיעה על איכות העבודה שלך – אם תעמיסי בתכנון יותר מדי משימות, תהיי בלחץ ולא תעמדי בכולן. לכן חשוב שהתכנון יהיה ריאלי ובשיתוף עם הבוס.ית שלך.
*הפסקות – תתכני הפסקות בדומה לצלצול הגואל בבית הספר.
*במיינד שלנו חשוב לקחת בחשבון אירועים בלתי צפויים שישנו את כל התכנון שלנו. הדרך הכי טובה להתמודד – היא אחרי הבאסה הקצרה – שזה מה יש!
*כשעתיים לפני סיום יום העבודה, תעברי על כל המשימות שתכננת לבצע ותבדקי מה ביצעת, כמה זמן זה לקח ומה ומה עליך להעביר למחר. תסתכלי על היום בראיה מערכתית. בעיות בלתי צפויות שנכנסו, למה, מי או מה המקור שלהן, כמה זמן לקח לטפל בהן. ההסתכלותהזו תאפשר לך ראיה מערכתית על מה שעשית, הספקת ותכנון הלאה.
רוטינה, שגרה, צ'ק ליסטים ודברים קבועים אינם מכבים יצירתיות. ההפך, הם יוצרים מסגרת פעולה מסודרת, שגרת יום עם עשיה ותוצאות והתקדמות ומפנים לנו זמן ליצירתיות. אני ממליצה לך להוריד את המסמך הנלווה שמתמצת את הפוסט וכולל דוגמאות לתחומי אחריות ועשיה של מנהלת משרד, ולקרוא שוב את הפוסט, לקחת ממנו את מה שמתאים לך. עם ניסוי ותהיה, תכנון וחיוך תדייקי את רוטינת הבוקר שלך שמתאימה לך לעבודה יעילה ופוריה. אגב, הפוסט מסייע בהתחלת יום עבודה אבל גם ליצירת שגרת סיום יום עבודה. ושיהיה לך בוקר טוב 😊
תקליקי להורדה על המסמך הבוקר בא ולעבודה – רוטינת בוקר למנהלת משרד פיקס אקשן
הארה חשובה 
הפוסט מנוסח בלשון נקבה ומקבל באהבה את כל המינים.
