המון אותיות באנגלית Trello and GTD

GTD

המון אותיות באנגלית: TRELLO ו-GTD

GTD

גברת פיקס אקשן לא תנום ולא תישן. למדה, חקרה, חפרה, צפתה בסרטונים וכהרגלה תיעדה והכינה מסמך – כי למה שרק היא תיהנה? בדרך היא גררה אחריה בחור תמים – אסף הרשקוביץ – המייסד והאור של הפוסט – וביקשה ממנו שיכתוב על יישום GTD בתוכנת TRELLO. 

בעודכם מתמסרים לקריאת הפוסט ומגרגרים, לבטח תשאלו  למה Trello? למה לא Wrike? Basecamp? Clickup? Todo? "האמת" מורכבת משתי סיבות: 1. נדלקתי על טרלו בגלל הפשטות ועוד פיצ'רים (בהדרכה). 2. התאמה לצרכים. 

ספויילרים: ההדרכה לוקחת אתכם צעד אחר צעד, כוללת את העיקר ויש בה סרטונים איך עובדים עם התוכנה וטיפים לשיפור העבודה. ומי ששואל, כמו מיס פיקס אקשן, מה מקור השם Trello? השם נגזר מן המילה trellis – שם קוד עבור מקצוען. הערות, בקשות, שאלות ופידבקים על ההדרכה יתקבלו בברכה, כי ההדרכה עבורכם. ואל חשש, הסבר על GTD בהמשך…

עכשיו החלק של אסף – ממליצה לכם להישאר כאן כי הפוסט סופר דופר מעולה. למה? כי ככה החלטתי אבל גם בגלל הערך שלו. יאללה סותמת, והבמה כולה של אסף.

מה זה GTD?

היי לכולם, אני אסף הרשקוביץ, דוקטורנט להנדסת חומרים בטכניון ביום ומנהל להקת מתופפים בלילות. בפוסט הזה חברו להם יחדו שניים – GTD וטרלו. איזה שידך! בחלק הראשון של הפוסט קראתם על טרלו – תוכנה פשוטה ומאוד וויזאולית לניהול משימות. בחלק הזה אלמד אתכם על GTD ויישומו בטרלו.

GTD – GETTING THINGS DONE דרך לניהול משימות שפותחה על ידי דיוויד אלן ועיקרה, להוציא את המשימות מן הראש למקום חיצוני, להשתחרר מן המחשבות שחופרות בראש שצריך לעשות ולהתפנות לעשות. נתחיל עם הערך של GTD: סדר מחשבתי ומעשי, שיטה שנתמכת באפליקציה ומסנכרת בין כל החלקים בחיים, עבודה, פנאי, משפחה, בית וכדומה. חשיבה לטווח ארוך יחד עם נוכחות ב-"כאן ועכשיו", ויישום פשוט. בחרתי בטרלו ליישם את הדרך הזו בגלל הוויזואליות הכובשת והפשטות של התוכנה.

ועכשיו מה זה GTD תכל'ס? בשיטה 5 שלבים פשוטים מאוד ליישום:
איסוף –
לרכז את כל מה שאנחנו צריכים לעשות במקום אחד. להפסיק להסתמך על הזכרון, פתקים, אפליקציות וכדומה.

בהירות – שתי שאלות: מה זה? האם זה דורש פעולה? אם לא – לזרוק למחוק, לתייק. אם כן – נשאל שאלה אחת – האם אפשר לבצע תוך 2 דקות? אם כן נבצע מיידית או נעביר לטיפול אדם אחר. אם צריך יותר משתי דקות לביצוע נתזמן ביצוע, איך נחליט? נשאל את עצמנו האם זו משימה או פרויקט וכמה זמן צריך לבצע? 
משימה – פעולה אחת.
פרוייקט – מספר משימות בטווח זמן ארוך יותר.

ארגון – PUT IT WHERE IT BELONGS. אם נדרשת פעולה, נשמור פיזית את המשימות בטרלו לפי החלוקה הבאה:
Inbox – כאן ירוכזו המשימות לפני מיון. הפעולות הבאות – לביצוע היום.
הפעולות הבאות – לביצוע השבוע. פרויקטים מחכה ל (פיקוח ובקרה). INCUBATION – לביצוע מעבר לשבוע הנוכחי.
יומן.
אם לא נדרשת פעולה: לפח או נתייק.
יום אחד אולי – מקום בו נשמור את האולי

סקירה  עכשיו כשיש לנו רשימה אחת של כל המשימות שעלינו לעשות ומיקום פיזי לכל דבר, נלך צעד אחורה כדי לראות את התמונה הכללית ולתכנן את היום והשבוע שלנו.
תכנון יומי – רשימת משימות יומית.
תכנון שבועי – פרויקטים, יעדים, רעיונות חדשים, צפי, נסתכל אחורה וקדימה מה עשינו ומה יש לעשות.
חשוב לזכור שהסקירות היומית והשבועית הן חלקים חיוניים בהצלחה, ויש להן גם משבצת זמן (קצרה ככל שתהיה) משלהם ביומן.   

ביצוע איך נדע מה ומתי לעשות? התשובה מבוססת על תיעדוף: חשיבות, משאבים, מקום, הקשר, זמן, להיות טוב יותר, להתקדם, האם זה תורם לי ומה? וכך הלאה. בביצוע אנחנו פרואקטיביים ומנהלים את עצמנו דרך התיעדוף. זהו!

טיפים ליישום GTD בטרלו:

עכשיו נגיע לשידך עליו דיברתי בהתחלת הפוסט. בלינק תמצאו תבנית טרלו לשימושכם המבוססת על GTD. וכדי שיהיה לכם עוד יותר קל, התבנית כוללת אוטומציות שיצרתי בתוכנה (דרך BUTTLER  ו-RULES). 

*ממליץ תחילה לעבור על ההדרכה של טרלו וללמוד. התוכנה מאוד פשוטה ואינטואטיבית ומבוססת על לוח קנבס לניהול משימות באמצעות: לוחות, רשימות ומשימות.
*תקבעו שעה קבועה ביום שבו תמיינו את המשימות שנכנסו/הכנסתם, עד 15 דקות בכל פעם. ובסוף השבוע עד כשעה וחצי של מעבר ותכנון השבוע הבא. 
*התוכנה צריכה לעבוד עבורכם ואם אתם עובדים עבורה, ייתכן שצריך לבצע אוטומציה (קהילת התמיכה של התוכנה תעזור לכם) או שהזנחתם אותה והצטברו דברים, או שהתוכנה לא מתאימה לכם.

*תיבת INBOX אפס – מיינו את כל מה שצריך לעשות והעבירו פיזית למיקום הרלוונטי בטרלו ובמחשב.
*
מקורות האינבוקס: וודאו שאפליקציית הטרלו מותקנת לכם על הפלאפון ונגישה ממסך הפתיחה להכנסת משימות מהירה לתיבת ה- INBOX.

*ללוח שלכם יש כתובת מייל! ניתן להעביר משימות שמגיעות אליכם ישירות ל- INBOX כמו שמעבירים כל מייל אחר. מצאו בהגדרות את כתובת המייל ושמרו אותה אצלכם. 
*וואטסאפ (ארוך) שהפך למשימה – ניתן או להעתיק ידנית, או לעשות Share היישר לתוך הלוח.
*גם סירי באייפון משתתפת בחגיגה ומעבירה באמצעות פקודה קולית משימה לתיבת האינבוקס. אולי גם באנדרואיד זה קיים.

*משימה שלא ביצעתם היום, תודגש לכם על ידי התוכנה על המשימה עצמה וגם בפעמון אדום ככה שתוכלו להחליט האם היא רלוונטית, ואז נשייך אותה למשימות של מחר, או לא, ואז נעביר אותה לפח או לרשימה אחרת.

*תגיות או לא להיות – ניתן להכין ולשייך תגיות בכל מיני צבעים ולהתאים אותן למשימות שתכננו. אני ממליץ להשתמש בתגיות כדי לאפיין את רמת הפוקוס או המרחב הדרוש למשימה. למשל: ריכוז גבוה/נמוך, שיחות טלפון, משימות בית/משרד וכו'. בצורה כזו למשל, אני מבקש מטרלו להראות לי רק את שיחות הטלפון, ומסיים נסיעה מחיפה לתל אביב בהרגשת יעילות מופלאה.

קצת על האוטומציות שכבר קיימות בטמפלט!

*כל משימה שתחליטו להעביר לרשימת TODAY תקבל תאריך ביצוע ליום למחרת (מתוך הנחה שהבקרה היומית מתבצעת בערב שלפני).
*חלק משיטת GTD הינו להעביר משימות עתידיות ו/או פחות רלוונטיות לרשימת INCUBATION ולתת להן את התאריך שבו אני רוצה להסתכל עליהן פעם הבאה. בלוח מתוכנת אוטומטית ששלושה ימים לפני אותו תאריך יעד ששמתם (לא לשכוח לשים!), המשימות יעברו אוטומטית לרשימת THIS WEEK כדי ששום דבר לא יברח.
*בתוך כל משימה, יש אופציה להוסיף Check list, ולתת לו גם שם. עבור פרוייקטים של מספר משימות, תנו ל Chacklist את השם sub tasks וראו מה קורה למשימות!
*כאשר נתתם לצ'ק ליסט את השם sub tasks כל משימה שהכנסתם לשם הפכה למשימה בפני עצמה עם כרטיס נפרד. היתרון בעניין זה, הוא שהכרטיס חופשי לנוע בין שאר הרשימות והוא נשאר מקושר לצ'ק ליסט המקורי. אם תעבירו את הכרטיס לרשימת DONE תוכלו לראות שהוא סומן כבוצע גם בצ'ק ליסט.

כשמתחילים משהו חדש, הרבה פעמים הוא נראה הרבה יותר מורכב ממה שהוא בפועל. תקחו אוויר, תשבו בכיף, תעברו על טרלו, תעברו על הפוסט הזה ותחברו את השניים לדרך מהירה, קלה ויעילה לניהול משימות. בהצלחה! 🙂 

כתיבת תגובה