הכל אודות – תיעוד מידע באקסל

תיעוד מידע

הכל אודות - תיעוד מידע באקסל

תיעוד מידע

הפוסט הזה הוא הבן של פוסט קובץ ספקים שעובד עבורך. תזכורת קצרה: רובנו עובדים עם ספקים, בטח העוסקים באדמיניסטרציה ובתפעול. בעבודה הראשונה שלי אי שם בשנת (נסתפק בכך:)… חיפשתי פרטים של ספקים קבועים עמם עובדים. רצתי במהירות לקלסרים, איתרתי חשבוניות מס והצעות מחיר, חפרתי בדוא"ל והבייסיק היכה בי: אני חייבת רשימת ספקים באקסל שעובדת עבורי!

בעבודה וגם בחיים הפרטיים, יש מידע חשוב שחוזר על עצמו. לעתים המידע משמש אותנו כל יום ולעתים פעמים ספורות בכל שנה. יש לנו נטיה לפזר ולהתפזר. מידע מסויים בקובץ אחד ומידע אחר בקובץ שני ועוד מידע בקובץ חמישי, וכשאנחנו צריכים את המידע, לא מוצאים אותו. מי זוכר איך קראתי לקובץ ואיפה שמרתי.  משום  שהבלוג של מיס פיקס אקשן הוא על עבודה קלה ויעילה עם חיוך והומור, יש לי דרך. הכי קלה ופשוטה. 

אני מתעדת את המידע בקובץ אקסל אחד. קובץ ספקים סיסמאות ומידע עליו כתבתי כאן.

דוגמאות למידע שאני מתעדת:

*בחברה קטנה – מידע אישי של העובדים. ת.ז., תאריך לידה, כתובת, רכבים ועוד.
*בחברה קטנה – פרטי משתמשים בענן ודוא"ל, פרטי גישה לתוכנות וכל מידע אחר הקשור למערכות מידע ומחשוב.
*ח.פ., מספר תיק ניכויים,  מספר מע"מ (אם שונה מהח.פ.).
*פרטי גישה לניהול אתר האינטרנט של החברה ורשתות חברתיות.
*פרטי דומיין.
*סיסמאות של קבצים.
*לינקים של אתרי אינטרנט שמישים בתחומים שונים עם הסבר.
*פונטים וצבעים של הלוגו – לשימוש בתוכנות עיצוב ובאופיס (RGB).
*פרטי כרטיסי אשראי של החברה.

אני מרכזת את המידע במקום אחד, מוגן עם סיסמה, מעדכנת בהתאם לצורך ושומרת על הנראות של הקובץ. מעדכנת את הבוס ואיש המחשוב. משקיעה מעט בתחזוקה של הקובץ ומתייחסת אליו כמו אל כספת מבחינת המידע הרגיש וההגנה עליו. כשאני צריכה, המידע בשלוף עם מינימום אנרגיה וזמן ומקסימום מקצועיות.

לפני שניפרד, קצת על עיצוב הקובץ. הדרך שלי היא קובץ מינימלי מבחינה עיצובית, עם כמה שפחות צבעים ואלמנטים גרפיים. קובץ מינימלי מאפשר לנו לאתר מהר ובקלות את המידע הנחוץ לנו. בקיצור, אני ממליצה לכם להכניס לחיים שלכם בעבודה ובכלל, פשטות ויעילות עם חיוך והומור. עושים נפלאות. 🙂 

מוזמנים להוריד קובץ לדוגמה – קובץ ספקים שעובד עבורי

כתיבת תגובה