תפריט
רובנו עובדים עם ספקים, בטח העוסקים באדמיניסטרציה ובתפעול. בעבודה הראשונה שלי אי שם בשנת (נסתפק בכך:)… חיפשתי פרטים של ספקים קבועים עמם עובדים. רצתי במהירות לקלסרים, איתרתי חשבוניות מס והצעות מחיר, חפרתי בדוא"ל והבייסיק היכה בי: אני חייבת רשימת ספקים באקסל שעובדת עבורי!
מאז בכל מקום עבודה, אחד הדברים הראשונים שאני עושה, אם לא קיים, זה להכין רשימת ספקים קבועים באקסל. השקעה חד פעמית עם תחזוקה שוטפת מינימאלית שמקצרת זמנים, מייעלת את העבודה ומסייעת גם בסיכום שנתי של ציוד קבוע להנהלת חשבונות. בפוסט על סגירת שנה קלנדרית תקראו על נושא הציוד הקבוע. כן, תתפלאו. 🙂
אינדקס, מהות, ספק, איש קשר, טלפון, דוא"ל, כתובת, אתר אינטרנט, מהות ההסכם, שם משתמש, סיסמה, הערות. תוסיפו עמודות ככל שתצטרכו.
ב”מהות ההסכם” אני מעדכנת את תקציר ההתקשרות (שירות/מוצר) עלות, תאריך קניה, תנאים חשובים, שינויים. המידע הנחוץ זמין עבורי ואיני צריכה לחפש את ההסכם/חן מס קבלה, אלוהים יודע היכן היא… למשל, קניתי מדפסת – שם הספק, מתי, דגם, מספר סידורי לתמיכה. אם פתחתי משתמש באתר, אתעד את הפרטים גם כשהם משתנים ואוסיף לינק כניסה לאתר.
החיים דינמיים כמו גם הספקים איתם אנו עובדים, ולמרות שלרב אני בעד מערכות יחסים לטווח ארוך, לפעמים נפרדים. שלום שלום. את שורת הספק אני מעבירה לגיליון ספקים לשעבר. מה לעשות נקשרתי… אל הצורך שהמידע יהיה זמין גם בעתיד.
לקובץ הספקים אני קוראת "ספקים מידע וסיסמאות" כי אני שומרת בו גם סיסמאות ומידע בגיליונות נוספים. מידע שאיני יודעת היכן לשמור אך יודעת שהוא נחוץ. אפשר לצרף לאקסל לינקים למיקומים בענן וקבצים. רק קחו בחשבון שהקובץ עלול להסתבך ולא לעבוד לפעמים.
את הקובץ אני נועלת בסיסמה זכירה ומעדכנת אנשים נוספים (תחפשו הסבר בגוגל לפי גרסת האופיס שלכם). כדי לשמור על חיסיון המידע, איני משאירה את הקובץ פתוח לעיני כולם, אפילו אם קפצתי שניה. הקובץ פתוח בכל שעות העבודה שלי ומשמש אותי הרבה. המידע זמין בשלוף ואני דואגת לעדכן אותו ולשמור על הסדר. אני משקיעה (קצת) בבסטי שלי שמחזיר לי המון. מוזמנים להמשיך לעקוב אחרי הבלוג, הכנתי לכם פוסט בן – המשך לנושא.
הכנתי עבורכם תבנית אקסל עם דוגמאות לספקים שאת רובם אני מכירה אישית. 😊
