הלו, כאן ל. מבקשת טיפים ממישהי שניהלה צוות עובדים

ניהול מזכירות

הלו, כאן ל. מבקשת טיפים ממישהי שניהלה מזכירות

ניהול מזכירות

מדי פעם פונים אלי אנשים לחשיבה משותפת. אני שמחה ומתגייסת, עונה ולומדת. ל. איפשרה לי לפרסם את ההתכתבות שלנו ותודה. "אשמח לקבל טיפים ממישהי שניהלה מזכירות. אני משמשת כמנהלת לשכה ותחתיי יש מזכירה שאחראית על הלוז בעיקר ונושאים נוספים. אשמח לשמוע מניסיונך".

*איתור מזכירה, איך יודעים שמצאתי את האחת?
*מה השאלה הכי טובה שהיית שואלת בראיון?
*האם עשית מבחנים ואם כן אילו?
*מתי מגיע הרגע שאפשר לומר שהעובדת עצמאית בתפקיד?
*איך מייצרים עצמאות אצל העובדת עצמאות בעבודה?

איתור מזכירה, איך יודעים שמצאתי את האחת?

אני משתמשת במסמך הגדרת תפקיד שמגדיר את התפקיד מחד והמועמד הפוטנציאלי מאידך, עם דגשים ופשרות. המסמך תמיד איתי בראיון ומסייע לי להכיר, להשוות בין המועמדים ולבחור את המתאים. אני מחפשת מידע על המועמדות ברשתות החברתיות ובלינקדאין, מתרשמת מן הסגנון והאופי. מדברת עם ממליצים ומקשיבה לניואנסים הקטנים בקול ובתשובות שלהם. חשוב שהמועמדים הסופיים ייפגשו עם בעלי תפקידים נוספים בחברה להתרשמות שלהם.

אני יודעת שמצאתי את האחת כשיש חיבור: כימיה, והתאמה לתפקיד ולרוח החברה ככל האפשר. אין מושלם. כמובן שהדרך הכי טובה היא העבודה עצמה.

מה השאלה הכי טובה שהיית שואלת בראיון?

שאלות לדוגמה שאני שואלת מועמדים לתפקיד אדמיניסטרטיבי, כשכל אחת מהן היא פתח לשאלות נוספות.
*איזה תפקיד את מחפשת ומה חשוב לך בעבודה?
*תספרי בבקשה על פרויקט שאת גאה בו – יזמת, על הדרך, הקשיים והתוצאה?
*אם הייתי צריכה לסייע לך בהכשרה, מהן הנקודות החלשות שאת תרצי לחזק בהתייחס לתפקיד ולניסיון שלך?
*במה את בוחרת – מהירות או איכות ולמה? לכוון לשאלות העוסקות בדיוק ובבקרה. להבין עד כמה המועמדת יסודית ודייקנית.
*איך תתמודדי במקרה של המון משימות ומעט זמן? כולם רוצים את עזרתך אתמול.
*מה את אוהבת לעשות בזמנך החופשי?

האם עשית מבחנים ואם כן אילו?

מבחנים עד שעה וחצי שבהם בדקתי ידע, כישורים ויכולות הכי חשובים לתפקיד. כגון: אקסל,  רמת התבטאות בעברית ובאנגלית (תספר על אירוע מכונן בחייך באנגלית, תתמצת את המסמך עד 10 שורות בעברית). המבחנים צריכים להיות מבוססים על דוגמאות וצרכים אמיתיים.

מתי מגיע הרגע שאפשר לומר שהעובדת עצמאית בתפקיד? ואיך מייצרים עצמאות?

אני ממליצה לעבוד עם תוכנית הכשרה, להגדיר במדויק את רמת התוצאות/עצמאות של העובדת, ולהתקדם צעד אחר צעד. התוכנית מתייחסת לרוח החברה, לציפיות שלי מן העובדת ויורדת לרזולוציות הכי נמוכות בכל מטלה. להסביר, לתת משימה, לתת פידבקים על הביצוע. כשאת מרוצה מן התפקוד שלה, כשהיא עצמאית, כשאת יודעת שהדברים נעשים ואת לא צריכה להזכיר או לשמרטף כל הזמן ויש שגרה של בקשות, ביצוע ועדכון על הביצוע. זה הרגע שהיא לבד בתפקיד. אבל לא באמת לבד. כי את תמיד שם לצידה. ישיבת בוקר קצרה וסשן אחד או שניים במהלך היום עם מעבר על המשימות מסייעים בשלב ההכשרה, מייצרים עצמאות ושגרת עבודה.

ל. חידדה שמזכירה טובה מבחינתה תפרוץ גבולות, תעשה מעבר להגדרות, תצא מאזור הנוחות שלה ותיזום. אך לא תמיד זה קורה, ייתכן שהציפיות שלה גבוהות מדי. ל. שאלה גם על התאמת העובדת לתפקיד – אם היא לא מתאימה 100% ואחרי חצי שנה עדיין מרגישה חדשה בתפקיד, אולי היא לא מתאימה.

הגדרת התפקיד היא הבסיס וכלי עבודה. אם את מחפשת מישהי יוזמת עם ראש גדול, תצייני בהגדרה ותנסי להבין בשלב ההיכרות האם המועמדת יוזמת ומה. למשל, הצעות לשיפור שהמועמדת יזמה, איך התמודדה עם אנשים שהיו פחות בעניין. לגבי החפיפה, אין 100% התאמה של מועמד לתפקיד גם לאחר הכשרה.  אם המועמדת מתאימה ב-90% ואף קצת פחות זה מעולה. אף אחד לא מושלם ואני ממליצה לקבל את החסרונות ולסייע לשפר אותם. לעתים החסרונות מתגלים כיתרונות לאורך זמן. ברב המקומות אחרי חצי שנה עצמאות בעבודה היא חובה, למעט דברים חדשים/שפחות נגעתן בהן.

בהצלחה לל. בגיוס ובניהול צוות אדמיניסטרטיבי עם המון סבלנות, חיוך ועבודה פוריה.

כתיבת תגובה