ניהול משרד מול ניהול תפעול – לאן להתפתח?

ניהול משרד וניהול תפעול

ניהול משרד מול ניהול תפעול – לאן להתפתח?

ניהול משרד וניהול תפעול

שני התחומים מתחילים עם אותה מילה אך ממשיכים למשמעויות שונות. ועל זה הפוסט. מהי המשמעות של כל תחום ולאן אפשר להתפתח? רמז – כמה שיותר רחוק 😊 אם זה רצונכן.

בוקר טוב, הגעתי לעבודה ובחתימה הדיגיטלית שלי כתוב שאני מנהלת משרד. מה אני עושה? 

אני עושה פעולות רבות שמטרתן היא לספק מענה ותמיכה לארגון ולעובדיו ולאפשר להם להשיג את החזון, המטרות והיעדים שלהם, כמותית ואיכותית. הפעולות שונות ומגוונות ומבוססות צרכי ארגון. ברמה הבסיסית: לנהל לוח זמנים, לענות לטלפונים, לקבל את פני המגיעים לארגון וכדומה. פעולות נוספות נפוצות בארגונים שונים: לתאם, לתזכר, לפתור בעיות שצצות, לתמוך בעובדים, לבצע מעקב אחרי יישום החלטות, לסכם ישיבות, לתחזק לוגיסטית את משרדי הארגון ועוד עשרות פעולות ומשימות. ברמה הבאה: לתפעל את הכספים של החברה, את משאבי האנוש, לספק מענה ללקוחות, לעבוד עם ספקים ולבצע רכש, לייצר אווירה נעימה, חיובית ושיתופית, לתמוך בשיווק ובמכירות, לתמוך מקצועית בליבה העסקית של הארגון, וגם כאן יש עוד עשרות פעולות ומטלות.

מנהלת משרד היא הלב הפועם של הארגון ובלי לב אין קיום. החברה יכולה להמשיך לתפקד כאשר המנכ"ל או הסמנכ"ל יוצאים לעשרה ימי חופש. אי אפשר לכתוב את אותו הדבר על מנהלת משרד. רק המחשבה גורמת לרעד בלתי נשלט אצל ההנהלה והעובדים. כי מי יתאם? יטפל? יזמין? יצפה את העתיד? ידאג שהכל יתקתק ויזרום? יחזיק את היד כשצריך וגם יאמר נו נו נו? ובעיקר יאפשר לקונסטרוקציה המורכבת הזו, (ראו ערך חברה/ארגון) לא להתפרק ויתרה מזאת להמשיך לתפקד בשיא?!  

מי שמתקשה "לכמת" את העבודה שלה עם יעדים מספריים (בניגוד למשל לאנשי מכירות, מנהלי פרויקטים, מתכנתים וכדומה). "הכמות" היא חברה מתפקדת שעובדיה ומנהליה מבצעים את העבודה שלהם על הצד הטוב ביותר ועם שקט, והידיעה שיש מישהי שמטפלת בהכל.

טייטלים, הרי היום כל אחד מאיתנו הוא מנהל

יש הגדרות שונות לתפקידי אדמיניסטרציה, כגון: מנהלת משרד, מנהלת קהילה, עוזרת עסקית, עוזרת אישית ועוד. לכל אחד מהם יש את הייחודיות והדגשים שלו. למשל, מנהלת מיתוג מעסיק מתמקדת בשיפור התרבות הארגונית, החיוביות והאושר של העובדים. עוזרת עסקית מתמקדת יותר בליבה העסקית של החברה. לטיילטים יש כיום חשיבות לכן חשוב למצוא את ההגדרה שמשקפת את התרומה האיכותית שלך לחברה.

היי, שלחתי לך דוא"ל ובחתימה הדיגיטלית שלי כתוב שאני מנהלת תפעול. מה אני עושה?  

אני מתמקדת בתמונה הגדולה של החברה ומהווה בה גורם מרכזי. אני ממירה את האסטרטגיה של החברה לשירותים ולמוצרים באמצעות פיתוח תהליכים, שיטות ונהלי עבודה,  שיפור תשתיות, בקרת יעדים והתייעלות. אני אחראית גם על שרשרת אספקה, ייצור, ייצוא וייבוא ועוד ועוד. בהתאם לצרכים של החברה.

אני מתמקדת בכאן ובעכשיו אבל גם רואה את העתיד. אני מפתחת ומשפרת תשתיות כדי לאפשר לחברה לייצר מוצרים ולהעניק שירותים ללקוחותיה. בכאן ועכשיו וגם בראיה העתידית, אני פועלת להפוך את הארגון ליותר יעיל ורווחי. מחפשת את הטכנולוגיות, השיטות והכלים, מנתחת נתונים, מאתרת בעיות עוד בחיתוליהן ופותרת אותן, מטמיעה שיפורים ודואגת. כמה שאני דואגת. בקיצור, אני טיפוס של תשתיות יציבות ויעילות שמאפשרות לארגון לתפקד בשיא, לייצר תפוקות הכנסות ורווחים. 

מעבר מניהול משרד לניהול תפעול

לעתים תחומי האחריות של שני התפקידים חופפים, לכן המעבר מניהול משרד לניהול תפעול טבעי. ניהול משרד מתמקד בתפקוד היומיומי השוטף והחלק של החברה. בעוד שניהול תפעול מתמקד בתמונה העסקית הגדולה ובדרכים להיות חברה יעילה ורווחית. שני התפקידים מהותיים לקיום החברה ולהתנהלותה היעילה.

כדי לעבור מתפקיד מנהלת משרד לתפקיד מנהלת תפעול – צריך להחליט, לאתר את התחומים שבהם את רוצה להתמקד ולהשפיע, לשתף את המנהלים, ולהתחיל במסע: להבין לעומק את הליבה העסקית של החברה, ללמוד ולהשקיע. כתבתי על כך בפוסט "איך להיות ואוו בעבודה".

הארה חשובה 👁‍🗨 כתבתי בלשון נקבה, אבל כולם רצויים כאן. 

כתיבת תגובה