ניהול פרויקטים – עמוד דום!

ניהול פרויקטים

ניהול פרויקטים - עמוד דום!

ניהול פרויקטים

לעתים בגלל המון פרויקטים ותתי משימות קשה לנו לראות ראיה מערכתית של כל הפרויקטים, לתעדף אותם ולבצע מעקב מערכתי אחרי התקדמותם. ומה קורה? אנחנו לוקחים על עצמנו עוד ועוד פרויקטים ומאבדים את הקו המנחה. מתפזרים על פני המון פרויקטים, מתחילים בקול תרועה "פשששש איזו התרגשות פרויקט חדש", במקרה הטוב מפרקים אותו לערסלים (משימות ותתי משימות) ומתישהו זונחים את הפרויקט.

נצלול קצת אל נושא הפרויקטים: 

מקור הפרויקטים של חברה/עסק הוא תוכנית העבודה השנתית או הדו שנתית או המחומשת ואף יותר במקרה של ארגונים מאוד גדולים. זו נשענת על החזון של החברה/עסק.
אחרי שהחלטנו מהם הפרויקטים שנבצע, נחליט על לוח זמנים ונכניס ליומן (יש גישה בה קובעים לוח זמנים לכל פרויקט מראש, ויש גישה בה מחליטים רבעונית מהם הפרויקטים שנבצע, מתאים יותר לעסקים קטנים).
השלב הבא הוא ביצוע הפרויקט, חלוקתו למשימות ותתי משימות, תקציב, מעקב וכל דבר אחר הנחוץ לביצוע המוצלח שלו. זהו השלב הבעייתי שבו רבים וטובים נופלים, מה זה נופלים, צונחים! כי צצים בו עוד פרויקטים ודברים אחרים, חלקם מחוייבי מציאות. לכן ההתנהלות מצריכה המון מחשבה וזהירות ובעיקר מעקב. תחזרו אחרי שוב – מעקב!

טיפים:

*רצוי לבצע במקביל מספר מצומצם של פרויקטים גדולים, לעתים רק פרויקט אחד לצד מספר מצומצם של פרויקטים קטנים. כמה פרויקטים? תלוי במשאבים שלכם ובדברים האחרים שאתם צריכים לעשות. בקיצור, על תעמיסו כמו בפיתה של הפלאפל שנקרעת.

*מעקב מערכתי – בין אם אתם עסק של אדם אחד או מנהלים צוות של 10 עובדים, תעקבו מערכתית אחרי הפרויקטים.

*החידוש שלי לדרך המעקב היא תצוגה אנכית. זו מכותרת הפוסט – מעקב פרויקטים אנכי או בקיצור, עמוד דום! תציגו בקו אנכי את כל הפרויקטים שלכם, גדולים כקטנים.

*תחלקו את הצגת הפרויקטים לשני צדדים ימין ושמאל (לפי נושאים, לוחות זמנים, מה שנוח לכם).

*תציגו את כותרת הפרויקט, תאריך התחלה ותאריך היעד לסיום. מתחת לכותרת – תוסיפו מידע על התקדמות הפרויקט. מה בוצע, מה הלאה, מי יבצע, מה שעוד חשוב לכם. תדביקו מדבקות גיבורים כמו של קופת חולים בגלל התקדמות.

*תעדכנו את המעקב לפחות אחת לחודש. תהיו קצרים וברורים.

*תדפיסו ותתלו את התצוגה מול העיניים שלכם ותסתכלו עליה כאילו היא דוגמן צמרת, יאכטת החלומות שלכם, תחליטו מה עושה לכם את זה. העיקר שתסתכלו כל יום ולא רפרפוף מהיר ובלתי מתחייב, זה לא טינדר. תעצרו, תסתכלו ותחשבו.

*אם אתם מדווחים למנהל שלכם, תשלחו לו את המעקב אחת לחודש במועד קבוע (בנוסף לעדכון שלו יש גם מיתוג מקצועי שלכם).

*המסמך הוא כלי עבודה, פשוט וברור, לכן, אל תשתעבדו או תשקיעו בו יותר מדי זמן. זה לא יצירת מופת שתוצג בלובר.

*אתם יכולים להשתמש באקסל, קובץ WORD, canva, תבדקו עם התמיכה של תוכנת ניהול המשימות שלכם האם תצוגה כזו קיימת, ואם כן תשתמשו בה. הכי קל ופשוט לנהל את המעקב בקובץ WORD בפורמט הדפסה A3.

תתמידו בניהול מעקב מערכתי של פרויקטים ובשליחתו לאנשים הרלוונטיים. אחת לחודש בעת עדכון המסמך, תסתכלו על הפרויקטים בראיה מערכתית, תתייעצו, תחשבו מסלול מחדש אם צריך ותתכננו מה הלאה. דוגמה לניהול מעקב מערכתי אנכי של פרויקטים בקליק (תשמרו את התבנית מחדש דרך צור העתק ואל תעבדו עליה). עכשיו, אחרי שקראתם את הפוסט, עמוד נוח! 😊

כתיבת תגובה