פוסטים על תיאום פגישות? לא הגזמת קצת?

תיאום פגישות

פוסטים על ניהול יומנים?

תיאום פגישות

מה כבר יש לדעת על ניהול יומנים ועוד בסדרת פוסטים? אז זהו, שיש מה לדעת כי מדובר בגזלני זמן רציניים וכשמדובר ביומנים מורכבים עם המון פגישות, משתתפים ותזוזות, צריך להפעיל את "השרירים" במוח (קלנדלי ודומיו לא תמיד רלוונטיים). משום שהנושא כבד משהו, ממליצה לקרוא את הפוסט עם חיוך ענק על הפנים ולעצור מדי פעם כדי להירגע מן הצחוקים… 😊

ההבדל בין "רק" לתאם פגישות לבין לנהל יומן וזמן הוא בשורה התחתונה – סדר יום יעיל ופורה או כאוס.  
כדי לתאם פגישות ולנהל זמן בצורה יעילה ופוריה צריך:

*ראיה מערכתית.
*להפעיל שיקול דעת.
*ליצור סדר יום הגיוני ויעיל.
*להיות כל הזמן עם היד על הדופק.
*ליצור איזון בין זמן עבודה לבין זמן פנאי ולעתים להציב גבולות.
*להשתמש באוטומציות – אני מבקשת לא לפחד:)

עד כאן מילים כלליות, קוראיי כבר הבינו שאני בעניין של תכל'ס. לכן, בהמשך – טיפים מעשייים שחוסכים זמן ותורמים למקצועיות שלנו.

תשאלו את המנהל.ת שלכם/עצמכם:

*האם אפשר לתאם רצף פגישות? אולי המנהל חובב ספורט ואוהב לרוץ מפגישה לפגישה ומתי הפסקת הצהריים?
*האם יש ימים או שעות בהם לא לתאם פגישות? למשל, בימים שני וחמישי משעה 15:00 אני מקשיבה לציפורים מצייצות. סגרו ביומן את השעות.
*היכן יתקיימו הפגישות? האם רק במשרד או מחוץ למשרד? אם מחוץ למשרד, כמה זמן נחוץ להגיע לפגישה? האם יש חניה בתשלום והיכן? האם צריך למסור פרטי רכב כדי להיכנס לחניון? את הפגישה הבאה תתאמו כך שיהיה מספיק זמן להגיע אליה במקרה של התארכות הפגישה הקודמת, זמן נסיעה ומציאת חניה, פקקים וכדומה. ואם מאחרים, מעדכנים. הפסקת צחוקים 😊

*רצוי לתזמן ביומן תזכורות לפחות חצי שעה לפני הפגישה. לעתים לתזכר את המנהל. תשאלו האם צריך לתזכר לרבות תזכורות לפגישות יום לפני קיומן. תבדקו אוטומציה לתזכורות. היכן שאתם יכולים, תכניסו אוטומציה שחוסכת המון זמן ומייעלת את העבודה.  
*תשאלו את המנהל.ת שלכם מה עוד עליכם לדעת בנושא? אם לא תשאלו איך תדעו? ידע הוא חלק חשוב מן המקצועיות שלכם ולרב יעריכו ששאלתם.

בפוסט הבא – טיפים מעשייים שחוסכים זמן ותורמים למקצועיות שלנו. מוזמנים לשתף, לשאול שאלות, כמובן במסגרת הזמן המוקצב שלכם ביומן לרשתות חברתיות, ומשום שעסקינן בזמן. הפוסט הבא יעלה מתישהו ובשביל האקשן וההפתעה בחיים, לא מגלה שעה.  😊

כתיבת תגובה