פוסטים על תיאום פגישות? לא הגזמת קצת?

איך לתאם פגישות

פוסטים על ניהול יומנים?

איך לתאם פגישות

סדרת פוסטים על ניהול זמן ויומן ותיאומי פגישות. פוסט שני ואחרון בסדרה עם עוד הרבה טיפים מעשיים לניהול קל יותר של יומן ולוח זמנים:

תיאום פגישות מרובות משתתפים:

*תמצאו ביומן מספר מועדים אפשריים (ולא אחד) ושריינו אותם לטובת הפגישה. תצבעו את השריון בצבע אחר מהצבע הקבוע של הפגישות כדי שתכלו לאתר את השריון במהירות. 
*הכינו טבלה בכתב יד – בחלק הימני כתבו את שמות המשתתפים ובשמאלי האם המועדים מתאימים להם והערות. רצוי לקיים שיחת ועידה לתיאום.
*אם אתם מתאמים פגישת מרובת משתתפים דרך דוא"ל – תציינו בדיוק מועדים אפשריים יום + שעה + הערות אם יש.

*בינגו – נמצא מועד שמתאים לכולם – שלחו הזמנה, בנושא ציינו את שמות המשתתפים ומטרת הפגישה.
*בגוף ההזמנה ציינו הפגישה עם מי ומתי תיאמתם, מספרי טלפון , הערות חשובות וצרפו מסמכים אם יש.  תציינו מיקום מדוייק (תקף לכל פגישה), אם הפגישה בזום/טימס/פיזית ברמת הקומה ופניה ימינה ושמאלה.
*אם אתם לא מצליחים לתאם, עדכנו את המנהל.ת והסבירו מדוע. הם יעזרו. שחררו את הבאסה אם לוקח המון זמן או משהו התפקשש. תקראו בדיחה ותצחקו. הלאה, למה אתם מחכים? 🙂 

הכנת מסמכים לפגישה מה צריך, מי צריך, ולמתי צריך.  עדיף לקחת טווח זמן שיאפשר לעבור על המסמכים ברוגע ולא ברגע האחרון.

יש פגישות שניתן לתאם אוטומטית בדקו אוטומציה, למשל Time Find דומה לקנדלי ומתלבש על האאוטלוק. תתפלאו כמה זמן ניתן לחסוך.
אם התבקשתם לתאם פגישה ולאתר מידע על המשתתפים, אפליקציית צ'ארלי תאסוף עבורכם מידע על המשתתפים ממרחבי האינטרנט (בתשלום). תוסף מיקסמקס בג'ימייל משפר פלאים תיאומי פגישות וחוסך זמן. מאפשר הצגת מועדים זמינים ישירות דרך הדוא"ל, מאפשר לסמן שהשיחה בזום והלינק יתווסף לזימון, ותבניות פגישות קבועות שניתן להוסיף להן מידע. למשל בית קפה קבוע. 

ממליצה לעבור על שני הפוסטים הקודמים בסדרה, ולא רק כי השקעתי זמן בהכנתם, אלא כדי שתחשבו מה אתם יכולים ליישם. שתפו בבקשה בתגובות. בברכת יומן וזמן שפויים ופוריים. 😊

נ.ב., למי ששאל אותי למה פיצלתי את הפוסט ל-2 פוסטים, התשובה היא עבורכם. לאנשים קשה לעתים קרובות לקרוא המון מילים בפוסט אחד.  

כתיבת תגובה