תפריט
הפוסט פורסם לראשונה ב-7 לדצמבר 2020 רוענן לאחרונה ובשל החשיבות שלו החלטתי לפרסם שוב. טוב, מודה גם שזו אחלה דרך למחזר פוסט שעבד טוב. עליתם עלי. 
העיתוי של פרסום הפוסט באוגוסט נבחר לאחר מחשבה. כדי שיהיה לכם מספיק זמן לתכנן ולהיערך לסגירת שנה אזרחית מבחינה כספית. באוגוסט, ולא בדצמבר ברגע האחרון. ועוד משהו, הפוסט מתייחס לחברה בע"מ אבל יכול לסייע גם לעסקים קטנים.
במהלך השנה הקלנדרית ביצענו ותיעדנו פעולות כספיות של החברה, ואחת לחודש העברנו את התיעוד להנהלת החשבונות. תיעדתם והעברתם נכון?! עבדתם יפה מאוד בכל הקשור לתפעול פיננסי.
*ככל שתקפידו על תיעוד מסודר של מסמכי הנהלת חשבונות חודשיים, כך חייכם יהיו קלים ותנוחו על זרי דפנה בתחילת השנה הבאה. וכך גם תיהנו יותר מהטבות מס. זה כולל גם את כל חשבוניות המס הקטנות שמסתתרות לכם אי שם ברכב, בבית, במשרד. כאלו ששייכות לחברה כמובן.
*כל האקשן הכספי בא לידי ביטוי, או במילים אחרות מתפוצץץ, בדוח הכספי השנתי המבוקר, שרואה החשבון מכין ומגיש למס הכנסה עד 30 באפריל בשנה העוקבת, אלא אם אושרה הארכה על ידי פקיד השומה הרלוונטי.
*מנהל החשבונות מכין את ספרי הנהלת החשבונות לביקורת רואה החשבון, בהתבסס על התיעוד הכספי שהעברנו לו במהלך השנה ונתונים נוספים שיש להעביר בתחילת השנה הקלנדרית, בגין השנה הקודמת.
*ייתכן שבחברה שלכם אין את כל הפעולות הכספיות שמוזכרות בהמשך ושמנהל/רואה החשבונות יבקשו נתונים ומסמכים נוספים.
*תזכורות – אין ולא יהיה להן תחליף! צריכים לחדש ביטוח? תשימו תזכורת ביומן. מספיק זמן טרם החידוש לביצוע + אקסטרה זמן למקרה שאתם עמוסים וצריכים עוד קצת זמן.
*תכניסו ליומן קצת לפני ה-31.12 תזכורת להכנת החומרים להנהלת חשבונות לסגירה שנה כספית.
*אישורי יתרות של חשבונות הבנקים. עו"ש שקלי, מט"ח תאילנדי, הלוואות, השקעות. כל מה שזז בחשבון הבנק שלכם. אלה זמינים להורדה מאתרי האינטרנט של הבנקים.
*אישורי יתרות של כרטיסי אשראי.
*טופס 876 מן הבנק. אישור ניכוי מס במקור על רווחים מהכנסות מחשבון הבנק, להוריד מאתר האינטרנט של הבנק/לבקש מן הבנקאי.
*אישורי ברוקרים על מימוש השקעות – יתרות, רווחים, הפסדים וניכוי מס.
*אישורי הלוואת חוץ בנקאיות.
*נתוני המחאה האחרונה של השנה.
*נתוני המחאה ראשונה של השנה החדשה.
*יתרת מזומנים כולל קופה קטנה.
*רשימת שקים בקופה + צילום.
*קובץ רכוש קבוע כולל רכוש חדש שנקנה השנה וצילום חשבוניות מס. מומלץ להכין קובץ אקסל עם גיליון לכל שנה, לעדכן בהתאם לצורך ולשמור חשבוניות מס של רכוש קבוע. הכלל הוא קניתם? שמרתם ותיעדתם.
*רשימת רכבים וק"מ ליום 31.12. אם מכרתם את הרכב תזכרו לצלם ולעדכן את הנהלת החשבונות על הק"מ ביום העברת הבעלות על הרכב. את מסכמי ביטוח החובה, המקיף וצד ג', רישיון רכב תעבירו להנהלת חשבונות עם החידוש. גם את חן מס טיפולים ברכב תעבירו לאחר קבלתם.
*תוודאו ששילמתם את כל הסוציאליות של העובדים ושאין בגינם חובות. וגם עבורכם כדי שתיהנו מהטבות מס בתיאום עם רואה החשבון שלכם.
*תעבירו לעובדים טופס 101 לשנה הבאה. תבקשו שימלאו מיד, אין אחר כך! ואת המסמכים תעבירו לחשבות השכר. התאריך למילוי הטופס ובטופס הוא חודש ינואר ולא 31.12.
*תיאום נוסף מוצע עם רואה החשבון הוא קניה של ציוד ורכוש. אולי זה הרגע המתאים מבחינת הטבות מס?
*רשימות מלאי. מומלץ לקבל הנחיות מדויקות מהנהלת חשבונות בשל המורכבות.
*אישור ניכוי מס במקור של ספקים אם היו. תבקשו מן הספקים. מנהל החשבונות יעדכן ממי לבקש.
*תעדכנו את הדוחות הכספיים השנתיים שלכם: הוצאות,הכנסות, הזמנות, תזרים וכדומה. תעברו על הדוחות ותסיקו מסקנות: הגזמתם, הצטיינתם, מכרתם יותר, מכרתם פחות ועוד. תכינו תקציב לשנה הבאה שמתבסס על תוכנית העבודה השנתית שלכם. זו שהתחלתם לעבוד עליה אוקטובר וסיימתם בתחילת דצמבר. נכון?
*תפתחו תיקיות חדשות בענן לתיעוד כספי חודשי וקלסרים אם צריך.
*פאן – סיימתם שנה, עבדתם קשה. זה הרגע לסכם ולבלות מחוץ למשרד ולבזבז עוד כסף. עם חשבוניות המס תדעו מה לעשות:) תסכמו במצגת את השנה שחלפה ותציגו את השנה הבאה: מטרות, יעדים, צחוקים.. מה שתרצו.
תחשבו מה עוד אתם צריכים לעשות. התאבון שלכם בטח נפתח. הפוסט מתייחס לתפעול כספי, אבל יש תחומים רבים אחרים בהם ניתן להכין רשימה דומה ולפעול בהתאם. ממליצה לכם לקרוא גם את הפוסטים בעמוד תפעול כספי: ניהול יעיל של תיקיות ספקים ותיעוד להנהח"ש, ווי ווי ויי כמה מסמכים. בברכת בטן גב עם הזמן הפנוי. הקליקו על הקובץ להורדה מהירה.
הארה חשובה פלוס פלוס 
האמור לעיל אינו ייעוץ וחשוב להתייעץ עם רואה ומנהל חשבונות.
