תפריט
שו? כן כן, "רשימות שוס". יש לי מין תכונה כזו לתעד. יש שיאמרו לאגור. אני בחרתי במילה לתעד: רעיונות, מחשבות, השראות, ספקים, ידע בתחומים שונים, תוכנות, המלצות ועוד. אני מתעדת כי יום יבוא ואשתמש במידע כדי להיות שוס בעבודה.
אני מתעדת את מה שמעניין ורלוונטי אלי, לפעמים גם כשדברים פחות רלוונטיים עכשיו אך עשויים להיות בעתיד. רואה רחוק ורוצה לעשות את הטוב ביותר שאני מסוגלת בעבודה ובכלל בחיים. למשל, כשאצטרך להכין מצגת בעבודה, דוח הוצאות עם עמודה שמסכמת אוטומאטית את ההוצאות כל חודש, מסמך קבלת עובד חדש. יהיו לי דוגמאות והשראה, אשקיע פחות זמן בתכנון ובחיפוש ויותר בביצוע. אם נזרום עם דוגמת המצגת, היא תהיה שוס ותתרום לי ולעבודה.
אני מתעדת כי המוח שלנו לא מסוגל לזכור הכל, ודווקא ברגע מסוים כשצריך, לא זוכרים, מה ראיתי? איפה זה היה? זה היה בדיוק שאני צריכה עכשיו, באסה שלא שמרתי. התיעוד מצריך זמן ועקביות, סדר וארגון אבל אם מתמידים בו התועלת גדולה מן העלות.
אני משתמשת בקובץ אקסל, הכי פשוט ונוח לי וזמין גם בטלפון הנייד (אופיס 365). תבחרו בדרך התיעוד שמתאימה לכם (דוא"לים, טלפון נייד, אפליקציות כגון: Notion ,Instapaprr, גם טרלו ומאנדיי יסייעו, יש עוד המון אפליקציות).
אני שולחת לעצמי מיילים או שומרת מידע באמצעות צילומי מסך בנייד ואחת למספר ימים, מעדכנת באקסל. לא משנה במה תבחרו לנהל את הרשימות שלכם, תשמרו על עקביות, הגיון ועל סדר וארגון, כדי שתמצאו בקלות את ה"שוס", ותראו שמהר מאוד הכלי המעולה הזה ייכנס לחיים שלכם והכי חשוב יסייע לכם.
בקליק על "רשימות שוס קובץ לדוגמה" תורידו קובץ אקסל שיסייע לכם להתחיל, תשנו בהתאם לצרכים שלכם. הקובץ מחולק לגליונות/נושאים ואפשר להוסיף סינונים ופילטורים. אני מעדיפה בלעדיהם כדי לשמור על פשטות אך כן נעזרת באפשרות החיפוש.
לאחרונה (אוקטובר 2021) גיליתי את Pocket שמאפשרת לקטלג ולשמור תכנים מעניינים שנתקלתם בהם און ליין. הסידור אפשרי גם לפי זמן כרונולוגי, יש אפליקציה לנייד, תוסף לכרום וגישה מדפדנים שונים. עוד דרך יעילה לשמור, לתעד ולשלוף בקלות את השוס שלכם.
גיליתי גם את אפליקציית feedly שמאפשרת לכם להיות גשש בלש און ליין במינימום מאמץ. כלי מעולה לאיסוף ולמעקב אחרי תחומי ידע שמעניינים אתכם. תבחרו את הנושאים שמעניינים אתכם ותקבלו את המאמרים הרלוונטיים והעדכניים. גם כאן יש אפליקציה לנייד וגישה דרך דפדפנים.
יאללה, לכו תהיו שוס. 
אם הדרך מורכבת להתנעה וליישום לאורך זמן, תשכחו ממני, זה לא ילך. לכן גיבשתי לעצמי דרך עבודה ישימה ופוריה. מודה שהיא מתאימה רק לחלק מאיתנו, אבל מספיק שתאמצו טיפ 1 או 2 כי באנו לעבוד וליהנות.
1, 2, 3 הקשב – בוקר טוב. מתחילה את היום בשעה ובסדר קבועים:
*עוברת על אמצעי התקשורת: דוא"לים, רשתות חברתיות, ווצאפ וכדומה.
*מרכזת את כל המשימות החדשות במקום אחד. תבחרו היכן: מחברת, אקסל, תוכנה וכדומה). חשוב שהמשימות יהיו מול העיניים שלכם במהלך כל יום העבודה, ולא מוסתרות מאחורי הררי דפים/דפדפנים פתוחים.
*מתכננת את היום בחלוקה לבלוקים לפי תחומים ומשימות ומציבה משימות ריאליות. החלוקה הגיונית מבחינת מספר הבלוקים ומספר המשימות והבנה שדברים מתפקששים ואו צצים משום מקום והופכים להיות דחופים.
עובדת בבלוקים של זמן מתוכנן לכל משימה ללא הפרעות.
*כשמתקשרים שולחת הודעה שאחזור, אם זה דחוף אדע, יתקשרו שוב ושוב ואו יפציצו בחזיתות נוספות.
אחת לאיקס זמן, מפסיקה ובודקת מה חדש ועונה. תחליטו כמה זמן זה האיקס שלכם. לי יש הפרעת אובר קשב וריכוז ולכן חשובה הפסקה.
*הפסקת צוהריים, כשעה בה אני מרשה לעצמי להתפרע ברשתות החברתיות ועוד.
*שעתיים לפני סיום העבודה ולא חצי שעה לפני, עוברת על המשימות לוודא ששום דבר חשוב לא נשכח, ומתכננת גם את יום המחר.
יש ימים שבהם תכנון לחוד ומציאות לחוד, זה בסדר גמור. מחר יום חדש. בהפסקות מומלץ לקום מן הכיסא, להקשיב לשיר אחד או שניים שמכניסים קצב ומזיזים את הגוף. תנסו את השיר Dancin של Aaron Smith.
זו הדרך היעילה שלי ליום עבודה נעים ופורה כמו בכל דבר, דברים לוקחים זמן, אז תתחילו לאט, דווקא עם המוסיקה ותיזוז הגוף תלכו על פול ווליום.
