תפריט
מכירים את הפוסט הזה שאתם מתכננים להעלות אבל בכל פעם דוחים ודוחים. אז גם לי יש פוסט כזה ו-No More. פוסט יקר – הנה החשיפה שלך. בהצלחה פוסט יקר שלי שמתאים לשכירים ולעצמאים. 
מה עושים עם כל המסמכים שאנחנו מקבלים מספקים? חן מס, קבלות, הצעות מחיר, הסכמים ועוד?
בפוסטים אחר הצגתי דרכים לתיעוד חומרי הנהלת חשבונות, זו דרך נוספת הכוללת אוטומציה. בפוסט "ווי ווי ויי כמה מסמכים" תמצאו דרך אחת לתיעוד מסמכים והכנת חומרים להנהלת חשבונות. ובפוסט "הכנת חומרים להנהלת חשבונות" תמצאו עוד דרך, מידע וטיפים. כתבתי עד כה 3 פוסטים בנושא משום שיש דרכים שונות להכין חומרי הנהלת חשבונות ולתעד פעילות כספית וגם בגלל חשיבות הנושא. תיעוד מסודר ושיטתי של חומרי הנהלת חשבונות הכרחי להתפתחות החברה.
*אפשר להשאיר את הכל בדוא"ל נכנס או תחת תגיות מתאימות ולחפש כשצריך.
*אפשר לשמור את מסמכי הספקים בשרת, במחשב, בגוגל דרייב (שאתם מגבים) עם גישה להנהלת החשבונות. תיקיית העתקי חן מס, תיקיה לכל שנה ותיקיה לכל חודש. בנוסף, ואם צריך תיקייה כללית לכל ספק.
איך תדעו באיזו דרך לבחור? מה שנוח, יעיל וחוסך לכם זמן ובהתאם לנפח המסמכים והשימוש בהם. ומשום שהכי טוב מראה עיניים, הכנתי תרשים שיעזור לכם לנהל בקלות ובמהירות תיקיות ספקים ותיעוד להנהלת חשבונות. הקליקו על הקובץ בהמשך להורדת התרשים.
בתיקיית חן מס לפי שנים וחודשים תשמרו חן מס וקבלות. תיקיה לכל שנה ותיקיה לכל חודש.
בתיקיה הכללית של כל ספק תשמרו הצעות מחיר, הסכמים וכדומה.
אם נפח הפעילות והמסמכים קטן, אפשר לשמור את כל המסמכים רק בתיקיות חן המס לפי שנים/חודשים.
הפעילו שיקול דעת, התאימו את המבנה המוצע לצרכים שלכם תוך התייחסות לצפי הפעילות בעתיד.
שמירת חן מס בהתאם לדוגמה במסמך בהמשך תקל על השימוש.
רצוי וחשוב לשמור העתקים לשימוש עתידי (שאלות של הנהח"ש, צרכים שלכם).
אוטומציה תאפשר לחן המס להיכנס לתיקיות בענן/מחשב שלכם – מצריך סקריפט (תכנות) או לתיקייה בגוגל דרייב. בקבוצה "חופשי ויעיל" בפייסבוק של אופק יתח – תמצאו סרטון שיסייע לכם לבצע אוטומציה באמצעות גוגל דרייב
תצטרכו להשקיע פעם אחת ולתחזק בהתאם לצורך. גם אם תיישמו טיפ אחד מעולה. טיפים שלכם יתקבלו בברכה.
הארה חשובה 
האמור לעיל אינו ייעוץ וחשוב להתייעץ רואה ומנהל חשבונות ומומחה אוטומציה.
