טיפ קטן (אבל גדול) על תיוק מסמכים פיזיים

תיוק מסמכים

תיוק מסמכים

תיוק מסמכים

אמנם הם הולכים ומצטצמים וטוב שכך אבל המסמכים הפיזיים עדיין כאן. אז מה עושים איתם? לפני שנתחיל: בפוסט תמצאו 2 מסלולים לקריאה, קצר ורציני, מורחב ומשוחרר וטיפים.

למה חשוב לתייק?

סדר, ארגון, יעילות, תכנון וביצוע משימות, לוודא שהכל בטיפול, אנרגיה טובה (במקום משהו שיושב בראש, "מה אני מפספס שם?"), תשלום בזמן וחיסכון בכסף. כאמור, אני בעד כמה שפחות קלסרים וכמה שיותר לסרוק ולשמור בשרת. אך אם בכל זאת אתם שומרים על מסמכים בקלסרים, הפוסט יסייע לכם לתייק בקלות וביעיליות.

שיטות תיוק:

1. לכל נושא צבע קלסר אחר, מצריך קצת חיפוש למציאת קלסרים בצבעים שונים אך אפשרי.
2. תווית צבעונית לכל נושא על גב הקלסר.
3. תוויות עם מספר לכל נושא על גב הקלסר ("דיואי" בסגנון חופשי).
4. לציין את הנושא ואו השנה על תוית בגב הקלסר.
5. בתוך הקלסר תפרידו בין נושאים עם חוצצים (ממליצה על פלסטיק שפחות נקרע) ותרשמו עליהם את הנושא. למתקדמים אפשר להדפיס תוויות עם מכשיר ייעודי ולהדביק על החוצץ. 
המסלול הקצר – בכל עסק יש נושאים קבועים של מסמכים, העיקריים:
*משפטיות
*כספים ובנקים
*חשבוניות מס קבלה (למי שמדפיס ומומלץ, הסבר במסלול המורחב)
*רשויות (מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי)
*ספקים
*משאבי אנוש
* פרויקטים
*כללי, כל היתר

תם המסלול הקצר. מוזמנים להמשיך לטיפים: 

טיפ מסודר 1 – לשים במקום קבוע את מסמכי הדואר הנכנס, אחרי שפתחתם את המעטפות במיוחד את אלו מרשויות המדינה והבנקים (חשוב מאוד לפתוח כדי לא להיות מופתעים לרעה או כדי להיות מאוד מופתעים לטובה – אולי החזר של אלפי שקלים ממס הכנסה.. לקחתי).
טיפ מסודר 2 – אחת לשבוע, לכל היותר שבועיים (טוב, לחצתם אותי על 3 שבועות ובכפוף לכמות) תמיינו את המסמכים לפי נושאים. שימו לכם מוסיקה שאתם אוהבים, תדמיינו שאתם בזנזיבר או בכל מקום מפנק אחר ויאללה תרביצו עבודה.
טיפ מסודר 3 – אם אתם כבר בשוונג, תכניסו את המסמכים לקלסרים המתאימים. אם אתם עדיין רגשית לא בקטע, חלקו את המסמכים לשמרדפים לפי נושאים ושימו במקום הקבוע מטיפ 1. מומלץ לשים את השמרפדים בתיקייה. יבוא היום וכמה שיותר מהר לקלסרים. אגב, ממש השתדלתי לא לכתוב תתייקו, לקחתי על עצמי אתגר.
טיפ מסודר 4 – עקביות. עיקביות. עיקביות. הכניסו משימה ליומן/כלי המשימות שלכם. ותעשו. לא לחפף. אל תגיעו למצב של הרים מקסימום גבעה קטנטנה.

סוגי קלסרים:

*משפטיות, כאן תניחו את הסכמי שכר הדירה, ליסינג רכבים, עורכי דין, אפשר גם פרויקטים ולקוחות ועובדים אם הצוות קטן ואין קלסר משאבי אנוש וכדומה. ההיקפים יכתיבו האם לפתוח קלסר נפרד לכל נושא.
*כספים ובנקים, לכל שנה קלסר בו תזרקו תדפיסי עו"ש ואשראי חודשיים, בקשות לפעולות בנקאיות, המרות מט"ח, מסמכי הלוואות, דוחות שנתיים מבוקרים, דוחות נוספים וכדומה. אם יש יותר מבנק אחד, הוסיפו קלסר לכל בנק או תחלקו את הקלסר עם חוצצים.
*חשבוניות מס קבלה, ממליצה להדפיס מסמכי הנהלת חשבונות שהפקנו מתוכנת און ליין ולשמור עותקים בקלסר ולמה? עותק בקלסר נגיש יותר כשצריך (בדרך כלל) וכי אם סוף העולם יגיע עבור החברה שמספקת לכם את השירות, יהיה לכם עותק.
 
*רשויות (מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי), המקור יישלח לרואה/מנהל החשבונות שלכם. העתקים בלבד של המכתבים התכולים או הלבנים שאנחנו מקבלים יקבלו את הכבוד כאן. אם אתם מקבלים המון מכתבים מן הרשויות אתם צריכים קלסר לכל שנה ותבדקו למה, אם מעט מכתבים אפשר חוצץ לכל שנה.
*עדיף לסרוק חשבוניות מס וקבלות ולתייק בענן. אם בכל זאת בחרתם בקלסר. פתחו קלסר או חוצצים לכל שנה וחלקו לפי ספקים בסדר א' ב' (עדיף מחודשים). לכל ספק שקית עם חשבוניות מס אם אתם שומרים עותק, הצעות מחיר, התכתבויות חשובות, הסכמים. את המקור תעבירו להנהלת חשבונות.
*משאבי אנוש, לכל עובד חוצץ עם שמו, הסכמים, מסמכים נוספים ועוד. כאן מתבקשת רגישות גבוהה והסתרה מתוחכמת.
*פרויקטים לכל שנה או לכל לקוח עם חוצצים בהתאם לצורך.
*כללי כל היתר, כל ה"מה אני עושה עם זה?" נמצא כאן. למיטיבי לכת אפשר להוסיף דף בשמרדף כדי לשמור עליו ולרשום מה בפנוכו, למשל, "כשנהיה גדולים ועשירים נצא לשייט בספינת אהבה", הצעת מחיר מתאריך.

לפני שניפרד, הצגתי מסגרת כללית ויש עוד המון על תיוק. תתפלאו. מקווה שתאמצו טיפ או שניים, שעשיתי לכם סדר בראש ושהקללתי את נושא התיוק.

כתיבת תגובה