איך אני מנהלת תכל'ס את המשימות שלי בעבודה?

ניהול משימות

איך אני מנהלת תכל'ס את המשימות שלי בעבודה?

ניהול משימות

לי ורדי "זירזה" אותי לכתוב את הפוסט בגלל ההתכתבות שלנו על דרכים ניהול משימות תכל'ס בעבודה, תיעדוף והתמודדות עם המון תזכורות והניהול שלהן.  

אז מה אני עושה?
הדרך שלי לניהול משימות תכל'ס בעבודה מבוססת על ראיה מערכתית, הבנת הליבה עסקית (ככל האפשר), התייעצות, תיעדוף, יד על הדופק, הבנה שבלת"מים הם חלק מן הסיפור ושלעתים תכנון לחוד ומציאות לחוד (ההבנה כוללת גם באסה לפעמים) וגמישות מחשבתית ומעשית.

יופי של מילים ועכשיו ניהול המשימות תכל'ס?

*גאנט משימות קבועות שמועבר ליומן אחת לשנה (בתחילת חודש דצמבר). יש דברים שחייבים להיעשות וחוזרים על עצמם, למשל חידוש ביטוח. על הגאנט תקראו בפוסט הזה. 
*מתעדפת לפי מה שחשוב לבוסים ולפי לוח זמנים ועמידה ביעדים.
*בודקת את מצב המשימות 3 פעמים ביום. בבוקר כולל תכנון, בצוהריים וכשעתיים לפני סיום יום העבודה. לא מחכה לרגע האחרון לגלות ששכחתי משהו.
פעמיים ביום, אני עוברת מהר על המיילים שקיבלתי במהלך היום לוודא שלא פספסתי משהו.
*זמן עבודה שאני קוראת לו בלוקים. עכשיו עובדים רק על נושא מסויים. מודה שבתפקידים מסויימים פעמים רבות זה לא אפשרי. גם על כך כתבתי פוסט.

אני מנהלת את המשימות במספר אמצעים מצומצם:

*אחת ההמצאות הגדולות בחיים היא מחברת ובמקרה שלי מחברת עם ספירלה עליונה. אני מסתובבת איתה ועם עט, כותבת מהר. לי זה הכי נוח. בתחילת כל יום עבודה אני כותבת תאריך מלא. כל משימה נכתבת עם כוכבית בצד ימין של הדף ועם רווח בין המשימות בהתאם לצורך. אני ממרקרת בצהוב את החלק הארי של המשימה, כותבת הערות ועוד. מסמנת עיגול עם עט אדום על משימה שטרם הסתיימה. כך אני יכולה לאתר בקלות כשאני מדפדפת במחברת. המחברת מסודרת ללא כתב חרטומים ככל האפשר וקשקושים.
את המחברות אני שומרת שנתיים. אם לא נגעתי בהן בפרק הזמן הזה, סביר להניח שלא אגע בכלל.

בתיאום פגישות מרובות משתתפים: אני כותבת טלפונים לצד המוזמן ועם מי דיברתי (אם יש לי רשימה מוכנה אדפיס ואשדך לדף), ומשאירה מספיק מקום לטבלה – שם המוזמן, פנוי לא פנוי ומתי, הערות.


*בנוסף, אני כותבת על דף ממו – משימות היסטוריות. הדף נמצא על שולחני, מעבר למקלדת ופעם ביום אני עוברת על הדף לבדוק מה אפשר לקדם.
*משימות מסויימות אני מכניסה ליומן באאוטלוק כמו פגישה וצובעת בצבעים לפי סוג המשימה. אני משתמשת ב-4 צבעים.
בנוסף, אני מזמנת את היומן שלי לפגישות חשובות מאוד כדי לזכור ומוסיפה משימות אם יש. 
*אני מרימה דגל לפני שקורסת/צפי לעומס רב ומגיעה לפתרון עם הבוס.ית. אני לא מחכה לרגע האחרון. נמצאת כל הזמן עם יד על הדופק.
*לפעמים צריך לאתר עזרה נקודתית: באחד ממקומות העבודה בהם עבדתי, גייסתי את האמא של שותף אחד והילדים של השותף השני. גם ילדה בת 8 שתייקה, צילמה, סרקה, חייכה, רוקנה פחים למחזור נייר… אם היה חתול גם לו הייתי מוצאת משימות. 🙂 

יש המון כלים טכנולוגיים לניהול משימות:

*תיבת הדוא"ל שלכם יכולה לשמש גם היא לניהול משימות – כוכבית, טרם נקרא, תיקיות אליהן מעבירים דוא"לים להמשך טיפול ועוד. אני מכתבת את עצמי לדוא"לים מסויימים שמשמשים אותי כתזכורת. מנסה לאמץ מ-GTD אפס דואלים עם טוויסט – משאירה רק מיילים מאוד מסויימים למעקב. על TRELLO ושיטת GTD תוכלו לקרוא בפוסט שאסף הרשקוביץ ואני כתבנו.

*Airtable שבבסיסה הנה מסד נתונים לשימושים רבים, מתאימה מאוד לניהול משימות ופרויקטים. הגרסה החינמית מעולה כך גם שירות הלקוחות. התוכנה מצריכה התאמה ראשונית לצרכים. עבדתי עם התוכנה והיא נוחה ומודולרית, יש לה אפליקציה לנייד, ופעם ביום/בהתאם לצורך הדפסתי את המשימות הפתוחות שיהיו על דף מול העיניים. כך נוח לי. את העדכון ביצעתי ישירות בתוכנה.

*אולי שמעתם גם על Monday  ועל Asana (אישית פחות התחברתי לאחרונה בגלל הלוק אנד פיל). כדי להחליט מה מתאים לכם: תכינו רשימת צרכים, תשוו לפונקציות של התוכנה, תתייעצו, למשל בקבוצת Supertools המעולה בפייסבוק, תצפו בסרטוני דמו. תשקיעו קצת כדי לבחור את התוכנה שהכי מתאימה לכם. כאמור, אני בקטע של מחברת ספירלה עליונה.

אשמח לטיפים ולדרכים היעילות שלכם לנהל משימות תכל'ס, לעמוד בלוחות זמנים, להרגיש מבסוטים שעמדתם בביצוע המשימה בהצלחה ולחייך. 😊

כתיבת תגובה