סדר ארגון והתמדה במדינת החפ-לפ

כדורי פלסטיק

סדר ארגון והתמדה במדינת החפ-לפ

כדורי פלסטיק

אחד הדברים שמאפיינים אותנו הישראלים זה החפ-לפ. לעשות דברים מהר, לעבור אל הדבר הבא ויאללה הייתי כאן 😊 במקרים מסויימים אני לגמרי בעד כי זה חלק מהמציאות שבה אנחנו חיים לטוב ולרע, וגם חלק מהקסם שלנו ומהמוח היצירתי שממציא עוד ועוד סטארטאפים לתפארת. אבל לפעמים צריך לעצור, לחשוב ולבנות תשתיות הכוללות סדר ארגון ותהליכי עבודה.

נגיד שיש לכם עסק לכדורים לחיצים שכלבים ואנשים עם קשיי קשב וריכוז חמים עליהם. העסק מצליח והכדורים מתפזרים לכל עבר וזו בדיוק הבעיה. המון רעיונות, חלומות, משימות, לקוחות, בעיות וכיבוי שריפות. וגם צריך לחיות וליהנות בין לבין. הסיבה שהכדורים הלחצים עפים לכל עבר והמון גם עליכם היא שאין לכם תשתית: סדר, ארגון ותהליכי עבודה.

זה הרגע לעצור ולחשוב, לתכנן וליישם. הבסיס הוא סדר בראש. כשהראש שלנו מסודר אנחנו פנויים לסדר מעשי ולהתפתחות. כן, הכי פשוט והכי קשה ליישום. אם אתם יכולים, תשלמו על שירותים מקצועיים שיבנו לכם תשתית. אם ידכם אינה משגת או שתרצו לעשות הכל אני יכול לבד, אני ממליצה להתחיל בקטנה. צעד אחר צעד ולא לעוט על הכל ולחזור אל הכדורים הלחצים שעפים לכם לפרצוף. תתחילו עם הבסיס, תמפו את המצב הקיים.

תמפו את המעבר מחפ-לפ לתשתית מסודרת והגיונית על דף נייר, באקסל, בתרשים זרימה או בתוכנה למשל airtable:

*תכינו טבלה של המצב הקיים – (צרכים) מה תרצו לשנות ולהסדיר לפי דחיפות וחשיבות (תמספרו 1 עד 5).
*עכשיו תמירו את הצרכים לתוצאות ותפרטו אותן למשימות ותתי משימות.
*תתזמנו משימות ותתי משימות ביומן עם זמנים רילאיים לביצוע.
*תעשו  ותבקרו את העשיה (התקדמות מול תכנוןוחגיגת אבני דרך), לצד העבודה השוטפת.

כן, זה יהיה אינטנסיבי אבל שווה את המאמץ. אם תתמידו בבניית התשתיות ובשמירה על הסדר והארגון תראו תוצאות. אתם יכולים להתחיל עם הבסיס של כל צורך או לעשות עבודה מעמיקה ויסודית בכל נושא.

דוגמאות לסדר, ארגון ותהליכי עבודה:

תוכנת הדוא"ל שבה אתם משתמשים – אופיס 365? ?Gmail? מהם הצרכים שלכם? אתם שומרים דואלים לפי נושאים? פרויקטים? אנשים? המאמר המעולה של אפרת אייל – שפורסם בבלוג, יכול לסייע לכם בעבודה יעילה עם המייל שלכם.

אחסון פיזי ובענן – האם אתם בקטע של קלסרים? בפוסט "טיפ קטן (אבל גדול) על תיוק מסמכים פיזיים" תמצאו דרך פשוטה ונוחה לתיוק. אני בעד לתייק פיזית מעט מאוד. ואת היתר לתייק בענן. הבסיס לתיוק פיזי שמוצג בפוסט, יכול להפוך בקלות לשיטת התיוק שלכם בענן  ותך ביצוע התאמות. החוק שצריך להנחות אתכם בתיוק: אם מחר בבוקר אתם יוצאים לחופש חלומי של 10 ימים, השלימו היכן 😊 מי שיחפש מסמכים ימצא בקלות ולא אחרי שהטריף אתכם 10 פעמים בחצי שעה. טיפ נוסף – תכינו קובץ של מבנה הענן שלכם שישמש אנשים אחרים שעובדים איתכם ויהיה זמין וגלוי בענן.

בפוסט "הכנת חומרים להנהלת חשבונות בקלות" תמצאו מסמך להורדה עם מבנה קל ונוח ליישום – בניית תיקיות ספקים ותיעוד חומרי הנהלת חשבונות. טיפים נוספים תמצאו בפוסט ווי ווי ווי כמה מסמכים! תיעוד חומרי הנהח"ש עם מסמך עזרה נוסף להורדה שיעזור לכם איך להתמודד עם כל המסמכולוגיה הכספית בקלות וביעילות בלי ללכת לאיבוד או להשתגע.

גיבוי – תחליטו על דרך הגיבוי ואף שווה לשלם על כך כסף. לגבות אוטומאטית את כל הענן בענן בנוסף. תתיעצו על אפשרויות גיבוי בקבוצה המעולה בפייסבוק סופרטולז.

שיטות, תהליכים וכלי עבודה – נושאים רחבים מאוד ובכל זאת דוגמאות. תפרטו בכתב ברמה הכי בסיסית. ממליצה לצייר את התהליך בסכימה או לסכם בטבלה. למשל, לקוח חדש נכנס – מה ואיך אתם עושים? שומרים פרטי הקשר, מכניסים למאגר לקוחות, פותחים תיקיה בענן, מכינים עבורו מסמך ברוך הבא בנוסף להסכם… 

דרך פשוטה ויעילה לניהול מספר פרויקטים במקביל תמצאו בפוסט "ניהול פרויקטים – עמוד דום!"
כלי עבודה יעיל מאוד בתיעוד מידע חשוב תמצאו בפוסט – "הכל אודות".

ברמת השיטה ממליצה על על GTD GETTING THINGS DONE – דרך לניהול משימות שפותחה על ידי דיוויד אלן ועיקרה, להוציא את המשימות מן הראש למקום חיצוני, להשתחרר מן המחשבות שחופרות בראש שצריך לעשות ולהתפנות לעשות. נתחיל עם הערך של GTD: סדר מחשבתי ומעשי, שיטה שנתמכת באפליקציה ומסנכרת בין כל החלקים בחיים, עבודה, פנאי, משפחה, בית וכדומה. חשיבה לטווח ארוך יחד עם נוכחות ב-"כאן ועכשיו", ויישום פשוט. הרחבה ואפליקציה שועבדת מעולה עם השיטה בפוסט.

שיטת עבודה משלימה נוספת היא עבודה עם בלוקים (ידועה גם בשם פומפדרו) – על הדרך שלי תוכלו לקרוא בפוסט "תכנון יום עבודה פורה".

מתי אתם יותר יעילים וכוכבי על – בבוקר בצוהריים או ב-2 לפנות בוקר? תמפו את ססמוגרף האנרגיה שלכם ותפעלו בהתאם. מאמר מעולה של ליאור ארמה.

תיצרו תבניות למסמכים שאתם מרבים להשתמש בהם וצ'ק ליסטים לתהליכים עבודה. חשבו מה אתם יכולים להעביר לאוטומציה? למשל הכנסת לקוח חדש למאגר, שליחת דואלים קבועים. עדכון תבניות מסמכים וזה רק הקצה של הקצה. זוכרים את סופרטולז בפייסבוק? תחפשו שם עצות. 

חוזרת להתחלת הפוסט – לפעמים צריך לעצור, לחשוב ולבנות תשתיות הכוללות סדר ארגון ותהליכי עבודה. אם תתמידו בבניית התשתיות ובשמירה על הסדר והארגון תראו תוצאות. 

אם אתם שואלים מה נסגר עם שגיאות ההקלדה בפוסט? חפ-לפ 😉

כתיבת תגובה