מה דעתך על דרך לניהול משימות באמצעות פוסט איט? פתקים כפי שנועה כותבת "הם חברים טובים, ותיקים ותמיד כדאי שיהיו לידך כמה כאלה, בכמה צבעים אם אפשר". תקני חבילות פתקים נדבקים בצבעים שונים.
אחד הדברים שמאפיינים אותנו הישראלים זה החפ-לפ. לעשות דברים מהר, לעבור אל הדבר הבא ויאללה הייתי כאן. במקרים מסויימים אני לגמרי בעד, אבל לפעמים צריך לעצור, לחשוב ולבנות תשתיות הכוללות סדר ארגון ותהליכי עבודה.
מדי פעם אני מציצה בבלוג של אפרת אייל. כשקראתי את הפוסט על "מינימליזם דיגיטלי בתיבת המייל שלנו", לקחתי על עצמי משימה – לתמצת למינימל פוסט מעולה. אפרת הסכימה.
אנחנו פותחים את המחשב, מסתכלים על הדסקטופ, מחייכים לתמונת החמוס בבגדי חורף. אצל חלק מאיתנו הדסקטופ חתיך ומדוגם ואצל חלק עמוס בתיקיות ובמסמכים וקשה להבין מי ומה.
כלים דיגיטליים שהופכים את העבודה שלנו ליותר קלה ומהירה, כגון: צילום מסך בשוט אחד, תיאומי ישיבות ב-3 אזורים זמן שונים בלי להשתגע, מנוע לחיפוש אפליקציות כשעולה לנו רעיון ומאפשר לבדוק האם הוא קיים ועוד.
איך אני מנהלת תכל'ס את המשימות שלי בעבודה? ראיה מערכתית, הבנת הליבה עסקית (ככל האפשר), התייעצות, תיעדוף, יד על הדופק, הבנה שבלת"מים הם חלק מן הסיפור ועוד טיפים.
הפוסט הזה הוא הבן של פוסט קובץ ספקים שעובד עבורך. בעבודה וגם בחיים הפרטיים, יש מידע חשוב שחוזר על עצמו. לעתים המידע משמש אותנו כל יום ולעתים פעמים ספורות בכל שנה. יש לנו נטיה לפזר ולהתפזר.
הכותרת היא כדי לתפוס את תשומת הלב ועכשיו לעיקר – גישה חיובית בעבודה ובחיים בכלל. תדמיינו לכם 2 מצבים בהם אתם מתחילים את יום העבודה.
בעבר כתבתי כאן על השעות בהן אני ערה ובועטת. הפוסט של ליאור ארמה, הדרייברית, הוא בול פגיעה. איך ססמוגרף חלוקת האנרגיה יעזור לך להספיק יותר.
אני עובדת עם אופיס 365 ולאחרונה הבנתי שהשימוש שלי בסיסי ואם אדע יותר, אחסוך זמן ואהיה יותר יעילה. אז חפרתי באינטרנט והנה התוצאות. נתחיל עם מה שהכי חשוב, איך להוסיף חגים באופן אוטומטי?
רובנו עובדים עם ספקים, בטח העוסקים באדמיניסטרציה ותפעול. בעבודה הראשונה חיפשתי פרטים של ספקים קבועים עמם עובדים. רצתי לקלסרים והבייסיק היכה בי: אני חייבת רשימת ספקים באקסל שעובדת עבורי.
אתם לא באמת מתבקשים לבלוע צפרדע חיה עם הקווה קווה. אחת ההברקות של מארק טויין: "תאכל צפרדע חיה דבר ראשון בבוקר, ושום דבר גרוע יותר לא יקרה לך בשאר היום".
פתאום קמה מיס פיקס אקשן והחליטה להכניס עוד אקשן לחייה, ללמוד להשתמש בתוכנת Trello גוגררה אחריה בחור תמים – אסף הרשקוביץ – המייסד והאור של הפוסט על TRELLO ו-GTD.
מעקב פרויקטים אנכי או בקיצור, עמוד דום! לעתים בגלל המון פרויקטים ותתי משימות קשה לנו לראות ראיה מערכתית של כל הפרויקטים, לתעדף אותם ולבצע מעקב מערכתי אחרי התקדמותם. ומה קורה? הולכים לאיבוד.
איך לנצל את מה קורה וזה לטובת תזכורות? אנחנו מחוברים לוואטסאפ 24/7 מינוס שינה ומקלחת, לכן טבעי שנשתמש באפליקציה לתזכורות ללקוחות, לבוס.ית, לבן זוג שיקנה משהו טעים לנשמה …
מוזמנים להצטרף לקבוצת "הפרודקטיבים" של נועה ועידית בפייסבוק ולקחת חלק ב"אתגר סדר פסח" 2021. כלים פרקטיים ודד ליין לעשות סדר בדברים שחשובים לנו: תיבת דוא"ל מתפוצצת, תיקיות מחשב, וואטסאפ וניירת ביתית.
3 כלים מעולים שמאוד עוזרים לי כשאני כותבת מיילים ובעיקר מסמכים ארוכים באנגלית: Grammarly, Wordtune, formatext. מגיעים עם גרסות חינם וגרסות בתשלום ועוזרים מאוד בניסוח באנגלית.
המילה כישלון OUT! פוסט שמוקדש ל-ד' בתודה ובאהבה. צריך "כישרון" כדי ליישם את שתי המילים: כישלון OUT! ד' אמרה לי לפני מספר חודשים להוציא את המילה "כישלון" מן הלקסיקון שלי. תוך שניות הסכמתי.
סדרת פוסטים על ניהול זמן ויומן ותיאומי פגישת. עוד טיפים מעשיים לניהול קל יותר של יומן. לדוגמה, תיאום פגישות מרובות משתתפים: הכינו טבלה בכתב יד – בחלק הימני כתבו את שמות המשתתפים ובשמאלי האם המועדים מתאימים.
מה כבר יש לדעת? אז זהו, שיש מה לדעת כי מדובר בגזלני זמן רציניים וכשמדובר ביומנים מורכבים עם המון פגישות, משתתפים ותזוזות, צריך להפעיל את "השרירים" במוח (קלנדלי ודומיו לא תמיד רלוונטיים).
את ההשראה לפוסט קיבלתי מחברה בקבוצת "וונדרומן" בפייסבוק, ששאלה מה הופך עובד טוב לעובד "וואו"? אמנם היא התייחסה בשאלתה למנהל/ת משרד עוזר/ת אישי/ת, אבל תוכלו לקבל מתשובתי רעיונות והשראה לעבודה שלכם.
אם הדרך מורכבת להתנעה וליישום לאורך זמן, תשכחו ממני, זה לא ילך. לכן גיבשתי לעצמי דרך עבודה ישימה ופוריה. מודה שהיא מתאימה רק לחלק מאיתנו, אבל מספיק שתאמצו טיפ 1 או 2 כי באנו לעבוד וליהנות. תכנון, בלוקים והפסקות.
LOOM אפליקציה להקלטת מסך ואודיו. מכירים את זה שאתם מנסים להסביר משהו למישהו, וזה לא מצליח? והתסכול, אוו התסכול. אצתי רצתי לחפש פתרון ובאמצעות הקבוצה המעולה – צעדיגטלי ראשון – הגעתי אל אפליקציית LOOM.
שו? כן כן, "רשימות שוס". יש לי מין תכונה כזו לתעד… יש שיאמרו לאגור אני בחרתי במילה לתעד רעיונות, מחשבות, השראות, ספקים, ידע בתחומים שונים, תוכנות, המלצות ועוד. יום יבוא ואשתמש במידע כדי להיות שוס בעבודה.
בשנות התשעים היו לי רק 5 סיסמאות והיה קל לזכור כיום יש לי עשרות סיסמאות שונות שהן לא 123456… לכל סיסמה יש את הייחוד שלה, אני משקיעה. עם 5 סיסמאות אני מסתדרת בזיכרון, עשרות סיסמאות, גדול עלי!
עקביות, לא משנה מה אתם עושים, בין אם בחיים הפרטיים ובין אם בעבודה, יש הרבה דברים שחשוב מאוד לשמור בהם על עקביות. הכלי הנפלא הזה חינמי לגמרי ומסייע לכם להיות יותר מקצועיים בעבודה ואמינים.
פשטות וישימות – כלי שהופך את החיים והעבודה להרבה יותר קלים ויעילים הוא גאנט משימות קבועות. יש משימות קבועות שחוזרות על עצמן בכל שנה. לפעמים כל יום, כל שבוע, כל חודש או כמה פעמים בשנה.
כמה פעמים קרה לכם ששכחתם לבצע חלק מן המשימות? הזמנתם מלאי ושכחתם כמה דברים שאתם בדיוק צריכים? התכוננתם לפגישה עם לקוח וגיליתם ששכחתם להכין עבורו מסמך? נכון שעשיתם את הפעולה הזו המון פעמים בעבר.
אחת השאלות שמרבים לשאול אותי היא האם עדיף לעבוד עם יומן אחד או עם כמה יומנים? האם לנהל משימות ביומן אחד? פגישות ביומן שני? ואת ענייני הבית והחיים ביומן שלישי? התשובה בפוסט.
אני מכורה לכל מה שיכול לעזור לי לייעל את ההתנהלות שלי ולפנות לי זמן לעשות דברים אחרים. כך הגעתי אל הטיפ הבא – איך לזכור מה יש במחברות הלימוד שלכם?
לחלקנו יש מחברות בהן אנחנו מסכמים את מה שלמדנו.
אמנם הם הולכים ומצטצמים וטוב שכך אבל המסמכים הפיזיים עדיין כאן. אז למה איך ומה עושים איתם? סדר, ארגון, יעילות, תכנון וביצוע משימות, לוודא שהכל בטיפול, אנרגיה טובה (במקום משהו שיושב בראש – "מה אני מפספס שם?").
טיפ שחוסך זמן ומייעל את העבודה. הרבה פעמים כשאתם מסכמים פגישות עבודה, הסיכום עמוס, לפעמים מבולגן, כתב היד לא ברור וקשה להוציא מן הסיכום את המשימות שלכם. אז מה עושים? הקליקו על לקריאה ותגלו.
יש המון שיטות לניהול משימות יומי. אפליקציות, תוכנות ומסלולי תשלום ופלנרים יפים שמפתים אותנו לכתוב, לקשקש עליהם ולקחת אחד חדש כי הפעם נכתוב יפה, לפחות בהתחלה. לוח מחיק הוא אחד מהם.
עם יד על הלב, כמה פעמים קרה לכם שפיקששתם בעבודה? שכחתם להזמין ציוד? שלחתם הצעת מחיר עם טעות קריטית? ומה קרה אז? בטח התבאסתם כמה שעות אולי אפילו כמה ימים, הלקיתם את עצמכם והמשכתם הלאה.
